FAQ Notes

Bitte auf die Einträge (Überschriften) klicken, um die häufig gestellten Fragen (engl. "FAQ = frequently asked questions") angezeigt zu bekommen. Siehe auch unsere anderen FAQ-Seiten FAQ iNotes, FAQ Traveler/Verse, FAQ IMAP, FAQ Sicherheit.

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N9_Symbol_Mail.jpg

  Mail

         Darstellung

1.) Nachrichten mit vergrösserter Schrift lesen


F: Wie kann ich die Schriftgrösse der Mails / Mailansicht ändern?


A: In den Vorgaben wählen Sie bitte:

  • Schriftarten und Farben > "Schrift" und "Schriftart für Emailansicht"
N9_Mail_Schriftart
  Abb.: Vorgaben: "Schrift" und "Schriftart für Email-Ansicht"
N9_Mail_Schriftart2
  Abb.: Schrift (rot): "Extra grosse Schrift", Schriftart (orange): Arial / 9
  • Schrift: Normal, Grosse Schrift, Extra grosse Schrift
  • Auf die Druckansicht haben diese Einstellungen KEINE Auswirkung.

2.) Nachrichten farblich nach Absender hervorheben


F: Wie kann ich die Mailhintergrund- und Textfarbe festlegen?


A: Die Farben für eintreffende Nachrichten legen Sie in den Benutzervorgaben fest. Bitte führen Sie dazu folgende Schritte aus:

  • Menübefehl "Datei" > "Vorgaben"
  • Kalender & Aufgaben > Register "Mail"
  • Register "Absenderfarben"
  • Dialogbox "Absendername" > Dropdown-Menü "Hintergrund:" / "Text:"
N9_Mail_Absenderfarbe
  Abb.: Hintergrund- und Textfarbe festlegen

3.) Nachrichten als Konversation anzeigen


F: Warum werden Kopfzeilen verschiedener Nachrichten gruppiert angezeigt?


A: Falls die Anzeigeoption "Konversation" aktiviert ist, werden in Beziehung stehende Nachrichten (z.B. Antworten) gruppiert und mit der aktuellsten Nachricht zuoberst angezeigt (via Pfeil ausklappbar):

  • Aktionsschaltfläche "Anzeigen" > "Konversationen"
N9_Mail_Konversationen

  Abb.: Konversationen

Deaktiviert wird die Anzeige über:

  • Aktionsschaltfläche "Anzeigen" > "Einzelnachrichten"

4.) Nachrichten nach Datum gruppieren


F: Kann ich Nachrichten nach dem Datum (heute, gestern, letzte Woche etc.) gruppieren?


A: Ja! Wählen Sie die Aktionsschaltfläche

  • Anzeigen > Nach Datum gruppieren.
N9_Mail_Datum_gruppieren
  Abb.: Nachrichten nach Datum gruppieren

5.) Nachrichten mit HTML-Code angezeigt


F: Wieso werden bei einer Nachricht sämtliche HTML-Tags angezeigt?


A: Zur besseren Darstellung von MIME-Mails (Multipurpose Internet Mail Extensions; Datenformat / Zeichensatz) verwendet Notes im Hintergrund die Engine (Programmmodul) Ihres System-Browsers (Windows: Internet Explorer). Ein Lösungsversuch bei Anzeigeproblemen besteht im Deaktivieren dieses System-Browsers resp. im Aktivieren des Notes-eigenen Browsers:

  • Vorgaben > Notes Client-Basiskonfiguraton > Zusätzliche Optionen > Eingebetteten Browser für MIME-Mail deaktivieren
N9_Mail_Systembrowser
  Abb.: Vorgaben: System-Browser deaktivieren (Häkchen setzen)

6.) Nachrichten im Klartext versenden


F: Wie kann ich Nachrichten im "Klartext" (formatierungslos, rein, engl. "Plain Text") versenden?


A: Wählen Sie in den Benutzervorgaben (Menübefehl "Datei" > "Vorgaben") ...

  • Mail > Internet > Internet-Mail-Format -> "Nur einfacher Text"
N9_Mail_Klartext
  Abb.: Vorgaben: Internet-Mail-Format "Nur einfacher Text"
  • Viele Email-Clients zeigen "Einfachen Text" mit der "Courier"-Schrift an.

7.) Nachrichten beantworten mit 'Protokoll im Internetstil'


F: Wie kann ich Nachrichten mit 'Protokoll im Internetstil' beantworten?


A: Wählen Sie beim Beantworten der Mail den Befehl "Mit Verlaufsprotokoll im Internetstil antworten"

N9_Mail_Antwort_Internetstil
  Abb.: Antwort mit Verlaufsprotokoll im Internetstil
  • Das Vorzeichen '>' ist in den Vorgaben ("Mail" > "Internet") setzbar.

8.) Absenderadresse ändern


F: Ist die Absenderadresse änderbar?


A: Ja! In der Notes-Arbeitsumgebung, unter dem Register Allgemein und im Feld Internet-Mailadresse (Abb. 1), geben Sie bitte einen Absendernamen in der Form "Vorname Nachname" <vorname.nachname@inst.uzh.ch> an.

N9_Phrase_RFC822_Notes.jpg
  Abb. 1: Internet-Mailadresse: Emailadresse mit Vornamen und Nachnamen ergänzen

Beim Empfänger erscheint folglich der Absender lediglich mit dem Vor- und Nachnamen (Abb.2).

N9_Phrase_Gmail_Hotmail_TB_Outlook.jpg
Zoom (JPG, 546 KB)
Abb. 2: Absenderadresse in Hotmail, Gmail, Thunderbird und Outlook
            (Zur Bildvergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

Hinweise:

  • Diese Schreibweise entspricht dem RFC822-Format.
  • Der Begriff Absenderadresse ist eigentlich inkorrekt. Besser wäre Internet-Mailadresse. Es handelt sich hier um das [From:]-Feld. Die im Identity-Management gesetzte und im UZH Directory sichtbare Emailadresse [Envelope-From] ist die eigenliche Absenderadresse.

         
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9.) Nachrichten vorschauen


F: Wie kann ich die Nachrichtenvorschau unten anzeigen lassen?


A: Um die Nachrichtenvorschau im unteren Fensterteil der Mailansicht anzeigen zu lassen, wählen Sie die Aktionsschaltfläche

  • Anzeigen > Vorschau unten.
N9_Mail_Vorschau
  Abb.: Vorschaufenster unten anzeigen lassen
  • Sollte trotz korrekter Einstellung die Vorschau unten unsichtbar sein, kann das daran liegen, dass sie bis ganz nach unten zum Fensterrand hin gezogen (verkleinert) wurde. In diesem Fall den Rahmen mit der Maus wieder nach oben ziehen (vergrössern).
  • Umgekehrt kann es vorkommen, dass Sie die Vorschau bis ganz nach oben gezogen haben, sodass keine Emails mehr sichtbar sind, lediglich eine weisse Fläche. Ziehen Sie in diesem Fall den Rahmen des Vorschaufensters bitte nach unten.

10.) Nachrichten vorschauen und automatisch als gelesen markieren


F: Wie markiere ich Nachrichten als gelesen ohne sie zu öffnen?


A: In den Benutzervorgaben aktivieren Sie bitte folgende Option:

  • Vorgaben > Notes Client-Basiskonfiguration > Zusätzliche Optionen:
    In Dokumentvorschau geöffnete Dokumente als gelesen markieren
N9_Mail_Nachricht_gelesen
  Abb.: Mails automatisch als gelesen markieren

11.) Nachrichten Links mit systemeigenem Webbrowser öffnen


F: Kann ich Links in Nachrichten mit dem systemeigenem Webbrowser öffnen?


A: Ja. Anstatt den im Notes Client installierten Webbrowser zu verwenden, können Sie Ihren im Betriebssystem als Standard festgelegten Webbrowser zum öffnen von in Nachrichten verlinkten Seiten benützen. Die entsprechende Einstellung finden Sie in den Benutzervorgaben:

  • Menübefehl "Datei" > "Vorgaben"
  • Abschnitt "Webbrowser"
  • Option "Von mir für das Betriebssytem festgelegten Standardbrowser verwenden" wählen
N9_Mail_Standardbrowser
  Abb.: Systemeigenen Webbrowser verwenden

12.) Nachrichten verschieben


F: Wie verschiebe ich Nachrichten in andere Ordner?


A: Wählen Sie mit der Maus die zu verschiebende(n) Nachricht(en) aus und führen danach eine der nachfolgenden Aktionen aus. Die Auswahl von mehreren Mails geschieht bei gedrückter CTRL- (Mac: CMD) oder SHIFT-Taste.

  • Drag & Drop: Mails direkt mit der Maus in den gewünschten Ablageordner im Navigationsverzeichnis verschieben.
  • Kontextmenü (rechte Maustaste): Befehl "In Ordner verschieben" ausführen.
  • Aktionsschaltfläche: Ordnersymbol anklicken (oder den kleinen Pfeil ▼ rechts daneben plus den Befehl "In Ordner verschieben") und aus der erscheinenden Dialogbox den gewünschten Ablageordner auswählen.

Hinweis:

  • Wir empfehlen für das gleichzeitige Verschieben grösserer Mengen an Emails den Kontextmenübefehl oder die Aktionsschaltfläche zu verwenden, und nicht Drag & Drop. Bei Drag & Drop ist die Gefahr gross, dass man den Mauszeiger zu früh / zu spät über einem unerwünschten Ordner loslässt und die Emails dadurch an einem unerwünschten Ort landen.

13.) Nachrichten in andere Ordner kopieren


F: Wie kopiere ich Nachrichten in andere Ordner?


A: Wählen Sie mit der Maus die zu kopierende(n) Nachricht(en) aus und führen danach eine der nachfolgenden Aktionen aus. Die Auswahl von mehreren Mails geschieht bei gedrückter CTRL- (Mac: CMD) oder SHIFT-Taste.

  • Copy & Paste: Tastenkombinationen "Ctrl + C" und "Ctrl + V" drücken
  • Drag & Drop: Mails bei gedrückter Ctrl-Taste direkt mit der Maus in den Zielordner im Navigationsverzeichnis verschieben.
  • Menübefehl "Bearbeiten" > "Kopieren" klicken.
    Zum Zielordner wechseln und Menübefehl "Bearbeiten" > "Einfügen" wählen.

Hinweis:

  • Wir empfehlen für das gleichzeitige Kopieren grösserer Mengen an Emails den Menübefehl zu verwenden und nicht Drag & Drop. Bei Drag & Drop ist die Gefahr gross, dass man den Mauszeiger zu früh / zu spät über einem unerwünschten Ordner loslässt und die Emails dadurch an einem unerwünschten Ort landen.

14.) Nachrichten in andere Mailboxen kopieren


F: Wie kopiere ich Nachrichten in andere Mailboxen?


A: Wählen Sie mit der Maus die zu kopierende(n) Nachricht(en) aus und führen danach eine der nachfolgenden Aktionen aus. Die Auswahl von mehreren Mails geschieht bei gedrückter CTRL- (Mac: CMD) oder SHIFT-Taste.

  • Menübefehl "Bearbeiten" > "Kopieren" klicken. Zum Zielordner auf die andere Mailbox wechseln und Menübefehl "Bearbeiten" > "Einfügen" wählen.
N9_Mail_Nachricht_in_Mailbox_kopieren
  Abb.: Kopieren / Einfügen über die Menüleiste
  • Copy & Paste: Tastenkombinationen "Ctrl + C" und "Ctrl + V" drücken
  • Drag & Drop: von Mailbox zu Mailbox funktioniert NICHT!
  • Erstellen Sie einen Ordner auf Ihrem Schreibtisch und ziehen die Mails mit der Maus dorthin. Die Dokumente werden als *.eml-Dokumente abgespeichert. Den Ordner können Sie danach per USB-Stick/Email an eine andere Person übergeben/senden. Diese kann die Dokumente mit dem eigenen Notes-Client öffnen, aber nicht direkt per Drag and Drop in ihren Notes-Ordner ablegen. Mails per Drag and Drop direkt vom Desktop in einen Client-Ordner zu verschieben, funktioniert beispielsweise mit dem IMAP Email-Client Thunderbird.

15.) Nachrichten als Entwurf speichern


F: Kann ich eine Nachricht zwischenspeichern und später fertigschreiben und versenden?


A: Eine neu verfasste oder bearbeitete Nachricht muss nicht immer sofort versandt werden. Sie ist vorläufig als Entwurf im Entwurfsordner speicherbar (Abb.). Einmal versendet, verschwindet sie allerdings aus dem Ordner. Als Entwurf speichern Sie Ihre Nachricht mit einer der folgenden Aktionen ab. In den Vorgaben wählen Sie bitte ...

  • Tastenkombination Alt + 3 drücken
  • Aktionsschaltfläche Als Entwurf speichern drücken (Abb.)
  • Menübefehl Aktionen > Als Entwurf speichern wählen
N9_Mail_Entwurf
  Abb.: Nachricht als Entwurf im Entwurfsordner speichern

16.) Nachrichten als Vorlage speichern


F: Wie kann ich eine Nachricht als Vorlage abspeichern?


A: Wünschen Sie einen Nachrichtentext beliebige Male zu verwenden und abzusenden, speichern Sie ihn als Vorlage ab, anstatt als Entwurf (einmaliger Versand).

  • Beim Verfassen einer neuen Nachricht wählen Sie bitte den ...
    -> Aktionsmenübefehl Mehr > Als Vorlage speichern (Abb. 1, hinten)
  • Alternativ wechseln Sie zur Vorlagenübersicht (Ordner Werkzeuge > Vorlage) und wählen dort den ...
    -> Aktionsmenübefehl Neue Vorlage (Vorlage als Memo (Nachricht) oder mit Kopf- und Fusszeile (persönlich))
N9_Mail_Vorlage
Zoom (JPG, 392 KB)
Abb. 1: Neue Vorlage erstellen
(Zur Bildvergrösserung bitte auf das rote Lupensymbol links klicken.)

Der Vorlagenaufruf erfolgt ...

  • via Öffnen (Doppelklick) der gewünschten Vorlage aus der Vorlagenübersicht oder ...
  • aus einem beliebigen anderen Ordner über die Aktionsschaltfläche Mehr > Neue Nachricht mit Vorlage > ... und Auswahl der gewünschten Vorlage (Abb. 2).
N9_Mail_Vorlagenaufruf
Zoom (JPG, 239 KB)
Abb. 2: Vorlage aufrufen
(Zur Bildvergrösserung bitte auf das rote Lupensymbol links klicken.)

17.) Nachrichten als Wiedervorlage speichern


F: Wie kann ich wichtige Nachrichten zur späteren Durchsicht markieren?


A: Wichtige Nachrichten, die Sie später unbedingt nochmals lesen möchten, markieren Sie als Wiedervorlage. Markierte Nachrichten werden automatisch im Wiedervorlagenordner abgespeichert (Abb. 1) und, zum schnelleren Öffnen, zusätzlich im MiniView-Fenster angezeigt (Abb. 1) Optional vergeben Sie den Vorlagen ein Wiedervorlagedatum und / oder einen Alarm. Die Wiedervorlagenmarkierung erfolgt über einen der folgenden Befehle:

  • Tastenkombination Alt + 6
  • Notes-Menü Aktionen > Wiedervorlage > ... (z.B. Schnellmarkierung)
  • Aktionsschaltfläche mit Fähnchensymbol (Pfeil ▼) > Wiedervorlagedatum setzen oder bearbeiten (Abb. 1)
  • Kontextmenü (rechte Maustaste) Schnellmarkierung (Abb. 1)
N9_Mail_Wiedervorlage
Zoom (JPG, 431 KB)
Abb. 1: Wiedervorlage erstellen, Wiedervorlagenordner und MiniView
(Zur Bildvergrösserung bitte auf das rote Lupensymbol links klicken.)

Die Schnellmarkierung dient der Nachrichtenmarkierung ohne ständige Angabe der Wiedervorlagedaten (Priorität, Text, Datum, Alarm). Einmal in den Benutzervorgaben die Daten hinterlegt, werden diese bei jeder Schnellmarkierung automatisch angewendet.

N9_Mail_Wiedervorlage_Einstellungen
Zoom (JPG, 302 KB)
Abb. 2: Vorgaben / Einstellungen für die Wiedervorlagen und Alarm-Dialogbox.
(Zur Bildvergrösserung bitte auf das rote Lupensymbol links klicken.)

Hinweise:

  • Wurde ein Alarm hinterlegt, öffnen Sie die wiedervorzulegende Nachricht über den Öffnen-Knopf der Alarm-Dialogbox (Abb. 2).
  • Wurde ein Alarm mit Emailbenachrichtigung eingestellt, erscheint die wiedervorzulegende Nachricht in der Alarmbenachrichtigungsemail.
  • Um die Markierung aufzuheben, klicken Sie auf
    - Wiedervorlagedatum entfernen in der MiniView-Ansicht (NICHT Mail aus MiniView löschen, Abb. 1) oder auf
    - Wiedervorlagedatum entfernen in der Dropdownliste der Aktionsschaltfläche mit dem Fähnchensymbol (Abb. 1).

18.) Nachrichten im *.eml-Format speichern


F: Wie speichere ich Nachrichten im *.eml-Format ab?


A: Nachrichten können via Drag & Drop (mit der Maus) auf den Schreibtisch gezogen oder über folgenden Menübefehl lokal abgespeichert werden:

  • "Datei" > "Speichern unter..."
    (Mail muss geöffnet oder mit der Maus im Vorschaufenster markiert sein.)
N9_Mail_Nachricht_speichern
     
N9_Mail_Nachricht_speichern_Symbol
  Abb.: Nachrichten im *.eml-Format speichern   Abb.: Auf Schreibtisch gezogene Email

19.) Nachrichten nach Empfängeradressen filtern


F: Wie kann ich Nachrichten nach meinen verschiedenen Empfängeradressen filtern?


A: Die Bedingungen und Aktionen für die Regeln lauten z.B.:

  • WENN 'an' enthält max@uzh.ch DANN 'in Ordner verschieben' MU
  • WENN 'an' enthält max@zi.uzh.ch DANN 'in Ordner verschieben' MI
  • Die Bedingung lautet enthält, nicht ist.
  • ACHTUNG: Wird nach @-Adressen gefiltert, betrifft das grundsätzlich den SMTP-Nachrichtenverkehr (Internet). Innerhalb des Notes-Systems sollte nach Vor- / Nachname oder, noch besser, nur nach Wörtern im Betreff gefiltert werden. Es macht keinen grossen Sinn, in der persönlichen Mailbox nach eigenen UZH-Adressen zu filtern.

20.) Nachrichten einer Gruppe von Empfängern schicken.


F: Wie kann ich mehreren Empfängern gleichzeitig Nachrichten schicken?


A: Erstellen Sie eine neue persönliche oder lokale öffentliche (Kontakt-) Gruppe und geben Sie sie als Empfängerin bei der Nachrichten-Neuererstellung an. Über die Aktionsschaltfläche ...

  • Mehr > Öffentliche Gruppen erweitern

... zeigen Sie die einzelnen Gruppenmitglieder an.

N9_Mail_Gruppe_erweitern
  Abb.: Gruppenmitglieder anzeigen

21.) Nachrichten verfassen: Schnelladressierung funktioniert nicht mehr


F: Wieso werden beim Verfassen einer Nachricht, während der Eingabe der Empfängeradresse, keine Emailadressen mehr vorgeschlagen? Es erscheint die Meldung "string index out of range".


A: Häufig liegt die Ursache in nicht korrekt erfassten E-Mail Adressen. Solche Adressen werden automatisch im Verzeichnis Letzte Kontakte (Abb. 1) Ihrer lokalen Kontakte (Datei names.nsf) gespeichert. Das Löschen dieser Liste behebt meistens das Problem. Die Datei names.nsf befindet sich üblicherweise auf Ihrer Festplatte im lokalen Ordner...

  • C:\Users\IhrName\AppData\Local\IBM\Notes\Data (Windows) oder ...
  • Heimverzeichnis (Häuschensymbol)\Library\Application Support\IBM Notes Data (Apple, Mac)
  • Über den Menübefehl Datei > Eigenschaften und der Auswahl Datenbank aus der Dropdownliste erfahren Sie den Namen Ihrer aktuell geöffneten Anwendung.
  • Zum Öffnen der lokalen Kontakte doppelklicken Sie bitte auf den Dateinamen names.nsf in Ihrem Datei-Manager (Win) / Finder (Mac). Alternativ öffnen Sie die Datei in Notes über die Schnellstartliste ...

Öffnen > Kontextmenü Kontakte (rechte Maustaste) > Kontextmenübefehl Replik öffnen > Local (Abb. 2)

N9_Mail_Schnelladressierung
  Abb. 1: Letzte Kontakte
N9_Mail_Letzte_Kontakte
  Abb. 2: Letzte Kontakte via Schnellstartliste "Öffnen" aufmachen und Löschen der Einträge via Papierkorbsymbol

22.) Nachrichten verfassen: Schnelladressierung schlägt unerwünschte Adressen vor


F: Wie kann ich die Anzeige von unerwünschten Emailadressen unterbinden?


A: Die Anzeige von unerwünschten Emailadressen während der Adresseingabe können Sie unterbinden ...

  1. für vereinzelte Emailadressen durch Auswahl der unerwünschten Emailadresse und Klick auf die Schaltfläche In Schnelladressierung verbergen (Abb. 1) in den Letzen Kontakten (siehe auch Punkt 21) oder in der Schnelladressierungsliste via Kontextmenübefehl Im Eingabepuffer ausblenden (Abb. 2).
  2. für alle Emailadressen durch Auswahl einer der Optionen in den Benutzervorgaben unter Kontakte und im Abschnitt Wählen Sie, wie Namen zu 'Letze Kontakte' hinzufgefügt werden sollen (Abb. 3):
  • Keine Namen
  • Alle Namen
  • Nur Absendernamen aus Emails, die ich empfange
  • Nur die 'An'-Empfängernamen aus Emails, die ich sende oder empfange
  • Nur Namen aus Emails, die ich sende

N9_Mail_LetzteKontakte.jpg

Abb. 1: Letzte Kontakte
N9_Mail_LetzteKontakte_Ausblenden
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Abb. 2: Emailadresse aus Schnelladressierungsliste ausblenden
(Zur Bildvergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken)
N9_Mail_Letzte_Kontakte
Zoom
Abb. 3: Vorgaben: Inhalt der Schnelladressierungsliste / der Letzten Kontakte bestimmen
(Zur Bildvergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken)

23.) Neues Wörterbuch für die Rechtschreibprüfung hinzufügen


F: Wie kann ich ein neues Wörterbuch hinzufügen?


A: Gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie im Komponentenfenster die Komponente Eigene Widgets.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Widget-Katalog durchsuchen.
  3. Ziehen Sie mit der Maus die gewünschte Sprache in das Komponentenfenster.
N9_Mail_Woerterbuch_hinzufuegen
  Abb.: Widget-Katalog: Sprache hinüberziehen

In den Vorgaben sehen Sie die neu hinzufügefügte Sprache als primäres Wörterbuch. Sie können Sie als Vorgabe festlegen. Sie wird dann jedesmal beim Aufruf der Rechtschreibprüfung als Ursprungssprache verwendet.

N9_Mail_Woerterbuch_hinzufuegen2
  Abb.: Primäre Wörterbücher

24.) Abwesenheitsmeldung einrichten


F: Wie richte ich eine automatisch zu versendende Abwesenheitsmeldung ein?


A: In der Mail- oder Kalenderansicht betätigen Sie bitte eine der folgenden Aktionen:

  • Tastenkombination Alt + 9 + A
  • Aktionsschaltfläche Mehr > Abwesenheit ... (Abb. 1)
  • Menübefehl Aktionen > Mehr > Abwesenheit ...
N9_Mail_Abwesenheitsagent_aufrufen
  Abb. 1: Aufruf des Abwesenheitsasisstenten

Die Angabe des Abwesenheitszeitraums (von, zurück am), einer Betreffzeile und ev. eines zusätzlichen Haupttexts genügen für eine informative Abwesenheitsmeldung. Zum Schluss die neue Nachricht aktivieren und schliessen (Abb. 2).

N9_Mail_Abwesenheitsmeldung
  Abb. 2: Abwesenheitsdaten erfassen
  1. Im Register Alternative Benachrichtigung geben Sie die Nachrichtenempfänger einzeln an.
  2. Im Register Ausschlüsse geben Sie die von der Benachrichtigung auszuschliessenden Personen an.
    -> Sollen generell alle Personen von ausserhalb der UZH nicht über Ihre Abwesenheit informiert werden, aktivieren Sie die Option Nicht automatisch auf Mailnachrichten von Internetadressen antworten.

Hinweise:

  • Achtung! Für eine neue Abwesenheitsmeldung bitte NICHT einfach nur das Abwesenheitsdatum in der noch aktiven Periode ändern und speichern, sondern die alte Nachricht zuerst DEAKTIVIEREN.
  • Der Abwesenheitsasisstent merkt sich, wem er bereits während einer Abwesenheitsperiode eine Abwesenheitsnachricht geschickt hat und wird diese Person kein zweites Mal benachrichtigen.
  • Durch eine aktive Regel gelöschte oder nicht angenommene Nachricht wird vom Abwesenheitsagenten nicht registriert.
  • Via IMAP-Client (Thunderbird etc.) gesendete Nachrichten werden in Notes / iNotes vom Abwesenheitsagenten, trotz einer UZH-Absenderadresse, als Internetadresse angeschaut.
  • Der Abwesenheitsagent wird automatisch aufgerufen nach Erstellung einer ganztägigen Veranstaltung der Kategorie "Urlaub" im Kalender.
  • Sollte einmal der Abwesenheitsagent vergessen worden sein zu aktivieren...
    -> Ohne Einverständnis des Mailbox-Besitzers (also z.B. lediglich auf Wunsch des IT-Koordinators) darf die Zentrale Informatik die Mailbox weder öffnen, anpassen noch jemand anderem Zugriff erteilen.

          
          Sicherheit

25.) Nachrichten löschen oder entfernen aus 'Gesendet'-Ordner


F: Was ist der Unterschied zwischen Löschen und Entfernen im 'Gesendet'-Ordner?


A: Beim Löschen von Mails aus dem Gesendet-Ordner erscheint eine Dialogbox mit Auswahl zum Löschen und Entfernen:

N9_Mail_Gesendet_Loeschen
  Abb.: Dialogbox "Löschen" / "Entfernen"
  • Ein direktes Löschen / Entfernen (ohne vorherige Rückfrage) ist in den Vorgaben (Mail > Reg. 'Allgemein') einstellbar.
  • Gelöschte Mails erscheinen im Papierkorb, entfernte Mails NICHT.
  • Gelöschte Mails verschwinden aus dem Alle Dokumente-Ordner, entfernte Mails nicht.
  • Aus dem Gesendet-Ordner entfernte Mails können im Alle Dokumente-Ordner gelöscht werden, sind aber vom Papierkorb aus, nach der Wiederherstellung, nur wieder im Alle Dokumente-Ordner sichtbar, nie mehr im Gesendet-Ordner.
  • Gelöschte Mails verschwinden aus allen Ordnern UND Unterordnern.
  • Aus Unterordnern gelöschte Mails verschwinden autom. auch aus dem 'Gesendet'-Ordner.
  • Gelöschte Mails sind aus dem Papierkorb wiederherstellbar (zurück in alle Ursprungsordner, inkl. 'Alle Dokumente'-Ordner).
  • Mails können per Drag & Drop in den Papierkorb verschoben werden.
  • In den Gesendet-Ordner kann NICHT kopiert werden.

26.) Nachrichten automatisch aus dem Papierkorb löschen


F: Nach welcher Zeit wird der Papierkorb automatisch geleert?


A: Die Entleerungsperiode legen Sie in den Benutzervorgaben fest:

  • Mail > Dokumente im Ordner 'Papierkorb' löschen nach X Stunden.
N9_Mail_Papierkorb_leeren
  Abb.: Standardvorgabe "Papierkorb leeren": 48 Stunden
  • Der Standard an der UZH sind 48 Stunden.
  • Notes (FatClient): Die Aufbewahrungszeit ist NICHT setzbar.
  • iNotes (WebClient): Die Aufbewahrungszeit ist setzbar (siehe FAQ-iNotes).

27.) Nachrichten aus dem Papierkorb wiederherstellen


F: Kann ich gelöschte Nachrichten wiederherstellen?


A: Sollten sich die Nachrichten noch im Papierkorb befinden, klicken Sie zur Wiederherstellung der Mails auf die Aktionsschaltflächen Wiederherstellen oder Alle wiederherstellen

N9_Mail_Papierkorb_wiederherstellen
  Abb.: Nachrichten aus dem Papierkorb wiederherstellen

Sollten Nachrichten vom Benützer, trotz Rückfrage, auch aus dem Papierkorb gelöscht worden sein, ist ein Wiederherstellen grundsätzlich nicht mehr möglich. Die Backups und Sicherheitsvorkehrungen der Informatikdienste sind nur für Disaster Recovery im Falle von Systemfehlern vorgesehen.


28.) Nachrichten automatisch weiterleiten


F: Wie kann ich Nachrichten automatisch weiterleiten lassen?


A: Eingehende Nachrichten können Sie in Notes via Filter (Regeln) automatisch an andere Personen weiterleiten lassen. Erstellen Sie dazu bitte eine neue Mailregel mit der / den gewünschten Bedingung(en) und Folgeaktion(en) (Abb. 1).

Wir machen Sie darauf aufmerksam, dass das automatische Weiterleiten von dienstlichen E-Mails an eine externe Adresse bzw. an einen externen Speicherort gegen die Vorgaben des Datenschutzes verstossen kann.

Siehe auch Checkliste Datenschutz im Büroalltag des Leiters Abteilung Datenschutzrecht der UZH (www.dsd.uzh.ch).

  1. Navigationsverzeichnis Werkzeuge > Regeln öffnen,
  2. Aktionschaltfläche Neue Regel drücken (Aktionsleiste oberhalb des Ansichtsfensters),
  3. Bedingung erstellen und hinzufügen,
  4. Aktion angeben und hinzufügen,
  5. Mailregel in Kraft setzen.
  6. Auf Schaltfläche OK klicken.
N9_Mail_Weiterleitungsregel
  Abb. 1: Bedingungen und Aktionen erstellen und hinzufügen
N9_Mail_Weiterleitungsregel2
Abb. 2: Regel in Kraft
Beispiele:
a.) Weiterleitung mit Beibehaltung einer Nachrichtenkopie
Bedingung:
Aktion:
Empfänger enthält hans.muster@uzh.ch
Kopie senden an hans_muster@gmail.com
b.) Weiterleitung aller Mails (von allen UZH-Adressen eines Benützers: *@uzh.ch, *@inst.uzh.ch etc.)
Bedingung:
Aktion:
Alle Dokumente
Kopie senden an hans_muster@gmail.com
c.) Weiterleitung aller Mails ohne Beibehaltung (Löschung / nicht annehmen):
Bedingung:
Aktion:
Alle Dokumente
Löschen UND Kopie senden an hans_muster@gmail.com
Hinweise:
  • Mailregeln werden immer pro Nachricht angewendet.
  • Mailregeln können nicht für vor der Regelaktivierung empfangene Nachrichten angewendet werden.
  • Eine Regelbedingung darf die folgenden Zeichen nicht enthalten: \ ; , * " (Notes zeigt Warnmeldung an.)
  • Die Regelreihenfolge (top-down) beeinflusst die Abarbeitungsreihenfolge. Mit den Aktionsschaltflächen "blauer Pfeil nach oben / unten" (Abb. 1) ändern Sie die Regelreihenfolge.
  • Enthalten mehrere Mailregeln gleiche Bedingungen, die weitere Regelabarbeitung mit der Aktion Verarbeitung stoppen anhalten
  • Vor dem Löschen einer Regel, diese immer bitte zuerst DEAKTIVIEREN.
  • Sie dürfen keine Nachrichten an sich selbst weiterleiten.
  • Vorsicht bei Abwesenheitsmeldungen! Weitergeleitete und gelöschte Nachrichten erzeugen keine Abwesenheitsmeldung. Nur als Kopie abgelegte Nachrichten werden vom Abwesenheitsasisstenten als eingehende Nachrichten erkannt.

29.) Nachrichten (nach SPAM) filtern


F: Wie kann ich Nachrichten (nach SPAM) filtern?


A: Eingehende Nachrichten können Sie in Notes automatisch nach Spam filtern und in einen (Spam-) Ordner verschieben lassen. Erstellen Sie dazu bitte eine neue Mailregel mit der / den gewünschten Bedingung(en) und Folgeaktion(en).

  1. Navigationsverzeichnis Werkzeuge > Regeln öffnen,
  2. Aktionschaltfläche Neue Regel drücken (Aktionsleiste oberhalb des Ansichtsfensters),
  3. Bedingung erstellen und hinzufügen,
  4. Aktion angeben und hinzufügen,
  5. Mailregel in Kraft setzen.
  6. Auf Schaltfläche OK klicken.

Beispiele:

a.) Filterung und Ablage von Spam-Mail:
Bedingung:
Aktion:
Betreff enthält Erektion
In Ordner verschieben Unerwünschte Mail (oder JUNK)
b.) Filterung und Ablage von Kalender-Mail:
Bedingung:
Aktion:
Betreff enthält Angenommen: ODER Betreff enthält Abgesagt: ODER... usw.
In Ordner verschieben SITZUNGEN

Hinweise:

  • Erkennt der Spam-Manager eine E-Mail als Spam, wird diese direkt in den Ordner SPAM verschoben.
    Einstellungen für den Umgang mit SPAM für Ihre persönliche Inbox können Sie in Ihrem Profil vornehmen (Reiter SPAM)
  • Mailregeln werden immer pro Nachricht angewendet.
  • Mailregeln können nicht für vor der Regelaktivierung empfangene Nachrichten angewendet werden.
  • Eine Regelbedingung darf die folgenden Zeichen nicht enthalten: \ ; , * " (Notes zeigt Warnmeldung an.)
  • Die Regelreihenfolge (top-down) beeinflusst die Abarbeitungsreihenfolge. Mit den Aktionsschaltflächen "grüner Pfeil nach oben / unten" (Abb. 1) ändern Sie die Regelreihenfolge.
  • Enthalten mehrere Mailregeln gleiche Bedingungen, die weitere Regelabarbeitung mit der Aktion Verarbeitung stoppen anhalten.
  • Vor dem Löschen einer Regel, diese immer bitte zuerst DEAKTIVIEREN.

30.) Zugriffsrechte auf Mailbox delegieren


F: Wie gewähre ich anderen Benützern Zugriff auf meine Mailbox?


A: Zugriff auf Ihre Mail-, Kalender- und / oder Kontaktkomponente delegieren Sie anderen Personen, Gruppen oder Mail-In's folgendermassen. Menübefehl ...

  • Datei > Vorgaben > Mail > Register Zugriff und Delegierung > Zugriff auf Ihre Mail und Ihren Kalender (Abb.)
    (Mac: Menübefehl IBM Notes > Einstellungen > ...)
N9_Mail_Zugriffsdelegation
Zoom
Abb.: Zugriffsrechterteilung
(Zur Bildvergrösserung bitte auf das rote Lupensymbol links klicken.)
  • Über die Schaltfläche Hinzufügen (Abb. linke Dialogbox) wählen Sie die zu berechtigende Person / Gruppe / Mail-In (Abb. rechte Dialogbox) aus und legen die Zugriffskomponenten und Zugriffsart fest.
  • Über die Schaltfläche Zugriff ändern können Sie nachträglich die Komponentenauswahl und Zugriffsart ändern.

Hinweise:

  • Zugriffskomponente und -Art -> Vorsicht, wem Sie Mailzugriff und Schreibrechte gewähren.
  • Der hier beschriebene Delegierungsprozess ist nur für die persönliche Mailbox gültig.
    Die Delegierung der Zugriffsrechte für ein unpersönliches Mail-In findet über die UZH Management-Seite statt.

31.) Andere Mailboxen öffnen


F: Wie öffne ich schnell die Mailbox eines anderen Benützers oder eines Mail-In's?


A: Vorausgesetzt, Sie verfügen über die dazu nötigen Zugriffsrechte, kann der Zugriff auf zwei Arten erfolgen:

  1. Über den unbestimmten Navgiationsverzeichnislink Andere Mail > Andere Mail öffnen (Abb.)
  2. Via Erstellung von fixen Verzeichnislinks auf die gewünschten Mailboxen. Menübefehl ...
    -> Datei > Vorgaben > Mail > Zugriff und Delegierung > Verknüpfung zu Maildateien anderer Personen (Abb.) (Mac: Menübefehl IBM Notes > Einstellungen > ...)

Auf dem entsprechenden Register wählen Sie die gewünschte Person über das kleine Dreieck (rechts unten) aus und fügen sie der Auswahlliste hinzu (Abb.). Folglich erscheint der Mailboxname (Link) im Navigationsfenster der Mailansicht unter dem Verzeichnis Andere Mail.

N9_Mail_Verknuepfungen
Zoom
Abb. : Verknüpfung zu anderen Maillboxen
(Zur Bildvergrösserung bitte auf das Lupensymbol links klicken.)

32.) Nachrichten mit eingebetteten Bildern anzeigen


F: Warum werden in der Mail eingebettete Bilder nicht angezeigt?


A: Aus Sicherheitsgründen ist in den Vorgaben (Mail > Internet) einstellbar, dass bei Nachrichten von ausserhalb des Notes Systems (aus dem Internet), Bilder zuerst vom Benützer geladen werden müssen:

  • "Zum Schutz der Privatsphäre keine Remote-Bilder ohne Zustimmung anzeigen"
N9_Mail_Remote_Bilder
  Abb.: Vorgaben: Sicherheit von Bildern

Bei der empfangenen Mail bitte eine der folgenden Aktionen tätigen:

  • Bilder anzeigen im Email-Kopf klicken
  • Kontextmenü Bilder anzeigen klicken.
  • Menübefehl Ansicht > Bilder anzeigen
N9_Mail_Remote_Bilder2
  Abb.: Internet-Nachricht mit unangezeigtem Bild -> "Bilder anzeigen"
  • Vorsicht bei (externen) Bildern in HTML-kodierten Mails: SPAM-Verdacht.
  • Vorsicht bei (externen) Bildern in Newslettern.

33.) Nachrichten signieren


F: Wie kann ich einer Nachricht eine Signatur hinzufügen?


A: Ihre neu verfasste Mailnachricht können Sie automatisch mit Ihren Adressdaten (Ihrer Visitenkarte in Text- / Bildform) abschliessen lassen (Abb. 1). Wählen Sie dazu bitte eine der folgenden Aktionen aus ...

  • Menübefehl Aktionen > Signatur > Standardsignatur / Neue Signatur aus Datei / Keine Signatur
  • Aktionsschaltfläche Signatur > Standardsignatur / Neue Signatur aus Datei / Keine Signatur (Abb. 1)
  • Tastenkombination Alt + 7 (Abb. 1)
N9_Mail_Signatur_hinzufuegen
  Abb. 1: Signatur hinzufügen

Die Signatur selbst wird in den Vorgaben erfasst oder ausgewählt ... (Abb. 2)

  • Windows: Menübefehl Datei > Vorgaben > Mail > Register Mail > Signatur
    -> Rich Text (formatiert) / Einfacher Text (unformatiert) / HTML- oder Bilddatei
  • Mac: Menübefehl IBM Notes > Einstellungen > Mail > Register Mail > Signatur
    -> Rich Text (formatiert) / Einfacher Text (unformatiert) / HTML- oder Bilddatei
N9_Mail_Signatur_Vorgaben
  Abb. 2: Signatur erfassen
Hinweise:
  • Eine Signatur in einfacher Form ist den anderen Signaturformen vorzuziehen. Sie wird, unabhängig von der Darstellungskonfiguration des Empfängers (Zeichensatzwahl etc.), immer gleich angezeigt. In den anderen Fällen sind unerfreuliche "Verzerrungen" an der Tagesordnung.
  • "Signieren" mit der "Signatur" im obenbeschriebenen Sinne (persönliche Adressdaten hinzuschreiben) ist nicht zu verwechseln mit dem Signieren (Verschlüsseln) mit der digitalen Signatur (Zertifikat mit privatem Schlüssel (digitalen Wert)). Letzteres bietet den Kommunikationspartnern die Gewissheit der Nachrichtenauthentizität.

34.) Nachrichten-Kopfzeilen (engl. "Header") anzeigen


F: Wie kann ich die (MIME-) Kopfzeilen einer Mail anzeigen?


A: Öffnen Sie die gewünschte empfangene Nachricht und wählen:

  • Menübefehl Ansicht > Anzeigen > Seitenquelltext
N9_Mail_Kopfzeilen3
  Abb.: MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions)-Header einer empfangenen (Internet-) Nachricht anzeigen

Hinweise:

  • Kopfzeilen zeigen nachrichtenspezifische Felder an: Absender, Empfänger, Betreff, Empfangszeit, Client, Mailserver etc.
  • Der Begriff Seitenquelltext ist leicht irreführend; Üblicherweise versteht man darunter den HTML-Programmiercode einer Webseite.
  • Je nachdem, ob die Mail vom selben Absender via Webmail (Browser / Internet) oder Notes (Fat Client / Intranet) versendet wurde, kann der Empfänger die Kopfzeile in seinem Notes-Client lesen oder nicht lesen. In iNotes (Webmail) klappt es immer.

N9_Symbol_Kalender.jpg

  Kalender

1.) Ferieneinträge


F: Wie erfasse ich Ferien im Kalender?


A: In der Kalenderansicht erstellen Sie einen Eintrag vom Typ Ganztägige Veranstaltung und wiederholen diesen für die Dauer Ihrer Ferienabsenz. Als Kategorie wählen Sie Urlaub, sodass, beim Speichern, nach der Einrichtung eines Abwesenheitsagenten (siehe FAQ-Eintrag oben im Abschnitt "Mail" > "Bearbeiten") gefragt wird.

N9_Kalender_Ferien
  Abb.: Ferien im Kalender eintragen

2.) Eintragstyp und Wiederholungen ändern


F: Kann ich den Kalendereintragstyp und / oder die Wiederholungen nachträglich ändern?


A: Ja und Nein.

  • Der Typ (Jahrestag, Besprechung, Termin etc.) ist nicht änderbar.
  • Einträge einer Wiederholungssequenz können nachträglich nur im Kalender geändert oder gelöscht (abgelehnt) werden (einzelne, alle, einzelne und alle vorherige / zukünftige Einträge).
N9_Kalender_Eintrag_aendern
Zoom
Abb. 1: Meldungen, beim Versuch, einen Kalendereintrag zu ändern / löschen.
            (Zur Bildvergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

In einen anderen Kalendertyp KOPIEREN funktioniert hingegen:

  • Kontextmenübefehl Kopieren in neue(n) > Kalendereintrag
    > Besprechung / Termin / Ganztägig / Jahrestag / Erinnerung
N9_Kalender_Eintrag_kopieren
  Abb. 2: Kopieren in anderen Typ

3.) Besprechungsdauer ändern


F: Wie kann ich die Besprechungsdauer nachträglich ändern?


A: Öffnen Sie, als Besprechungsleiter, die Besprechung und wählen die ...

  • Aktionsschaltfläche Besitzeraktionen > Neu terminieren.
  • Alternativ verschieben Sie, direkt in der Kalenderansicht, den unteren Rand des Kalendereintrags mit der Maus nach unten (nur in der Tages- und Wochenansicht möglich).
N9_Kalender_Eintrag_terminieren
  Abb.: Besprechung neu terminieren

4.) Hintergrund- und Textfarbe ändern


F: Wie kann ich die Kalenderhintergrund- und Textfarbe festlegen?


A: Die Farben für einen Kalendereintrag legen Sie in den Benutzervorgaben fest:

  • Menübefehl Datei > Vorgaben
  • Kalender & Aufgaben > Register Kalender & Aufgaben
  • Register Farben > Dropdown-Menü Hintergrund: / Text:
N9_Kalender_Eintrag_Farbe
  Abb.: Hintergrund- und Textfarbe festlegen

5.) Zeitverschiebung einplanen


F: Wie kann ich eine Zeitverschiebung einplanen?


A: Zwei Möglichkeiten existieren für Zeitverschiebungen:

  • Die für den gesamten Kalender gültige Zeitzone können Sie über das Betriebssystem Ihres Rechners einstellen.
  • Zeitzonen für einzelne Kalendereinträge, hingegen, können Sie über dessen Bearbeitungsmaske, präziser, rechts neben dem Start- / Enddatum, bestimmen. Je nachdem, was Sie dort angeben, wird in Ihrem Kalender der Termin zeitversetzt angezeigt (das, was unter Lokal: geschrieben steht).
N9_Kalender_Zeitzone
  Abb. 1: Zeitzonen mitberücksichtigen beim Start- / Enddatum

Zusätzliche Zeitzonen werden nur in der Ansicht "Ein Tag, "Zwei Tage", "Eine Woche" und "Eine Arbeitswoche" angezeigt, nicht jedoch bei "Ein Monat". Aktivier- und bennbar sind die Zonen in den Vorgaben, unter...

  • Kalender & Aufgaben > Ländereinstellungen > Zeitzone
N9_Kalender_Zeitzone_Vorgaben
  Abb. 2: Zeitzonen anzeigen

6.) Notes-Kalender nicht nach iCal synchronisierbar


F: Kann man den Notes-Kalender nach iCal synchronisieren?


A: Nein. (Umgekehrt hingegen schon. iCal-Feeds sind im Notes-Kalender abonnierbar. Siehe nachfolgenden Eintrag "Andere Kalender abonnieren")


7.) Kalender automatisch öffnen lassen


F: Kann der Kalender nach dem Notes-Start automatisch geöffnet werden?


A: Ja. Dazu müssen Sie ein Lesezeichen im Verzeichnis Start erstellen:

  • Kalender-Register auswählen > Kontextmenübefehl Lesezeichen erstellen
    > Verzeichnis Mehr Lesezeichen (engl.: More Bookmarks) > Start
N9_Kalender_Lesezeichen_erstellen
  Abb. 1: Start-Lesezeichen erstellen

Die erstellten Lesezeichen werden in der Schnellstartliste / leiste angezeigt, von wo sie wieder via Kontextmenübefehl Entfernen entfernt werden können:

  • Schnellstartliste Öffnen öffnen > Mehr Lesezeichen (engl.: More Bookmarks) > Start > Kontextmenübefehl Entfernen über Kalender
N9_Kalender_Lesezeichen_verwalten
  Abb. 2: Start-Lesezeichen verwalten

8.) Kalenderzugriffsrechte delegieren


F: Wie kann ich anderen Benützern Zugriff auf meinen Kalender gewähren?


A: Die Zugriffsrechtedelegation für Kalender erfolgt am gleichen Ort wie für Mailboxen. Siehe dazu den FAQ-Eintrag Zugriffsrechte auf Mailbox delegieren unter dem Webseitenabschnitt Mail > Sicherheit.

Kalenderdetails:

Um einem Benützer Einsicht in die Kalenderdetails (= Datum, Uhrzeit, Betreff, NICHT Kalenderinhalt), nicht aber Aufgaben- und Kontaktezugriff zu gewähren, gehen Sie bitte folgendermassen vor:

  • Kalenderzugriff deaktivieren
  • Zeitplanzugriff aktivieren (siehe nachfolgenden Eintrag)
  • Zeitplanreplikation aktivieren (Anwendung Lokale Info über freie Zeit im Hintergrundreplikator).
  • In der Kalenderansicht den Kalender der gewünschten Person hinzufügen und die Kalenderdetails einsehen oder im Gruppenkalender die Kalenderdetails bei den verfügbaren Zeiten ablesen.

Bis die Delegierungsangaben auf allen Servern verteilt sind, dauert es eine Weile.

Privatheit:
  • Inhalte von als privat markierten Kalendereinträgen können von niemandem ohne Mailzugriffsrechten gelesen werden. Kalenderzugriffsrechte allein genügen hier nicht.
  • Haben Sie Zugriffs- und Leserechte für einen anderen Kalender (nicht Mail) erhalten, können Sie die andere Mailbox zwar öffnen, werden darin aber lediglich Kalendernachrichten (Einladungen etc.) und keine Mails vorfinden.
  • Von fremden privaten Kalendereinträgen sehen Sie in Ihrem Kalender nur die Uhrzeit (von / bis), ansonsten weder den Betreff-, noch den Inhaltstext.
  • Beim Versuch, einen privaten Kalendereintrag zu öffnen, erscheint eine Dialogbox mit dem Text "Private Kalendereinträge können nicht bearbeitet werden." Der Versuch, einen fremden nicht-privaten Eintrag zu bearbeiten, scheitert an fehlenden Aktionsschaltflächen (z.B. Speichern und Schliessen, Anzeigen).
  • Geöffnete Kontakte und Aufgaben lassen sich als privat markieren.

9.) Zeitplanzugriffsrechte delegieren


F: Wie kann ich Zugriffsrechte auf meinen Zeitplan anderen Benützern gewähren?


A: Zugriffsrechte delegieren Sie in den Vorgaben:

  • In Windows via Menübefehl ...
    Datei > Vorgaben > Kalender & Aufgaben > Register Zugriff & Delegierung > Zugriff auf Ihren Zeitplan
    (Mac: Menübefehl IBM Notes > Einstellungen > ...)
N9_Kalender_Zeitplan_Vorgaben
Zoom (JPG, 285 KB)
Abb.: Zeitplanzugriff delegieren
(Zur Bildvergrösserung bitte auf das rote Lupensymbol links klicken.)

Hinweise:

  • Zeitplanzugriff ist nicht dasselbe wie Kalenderzugriff. Sie können anderen Personen Einsicht in Ihren Zeitplan, aber nicht auf Ihren Kalender gewähren.
  • Wünschen Sie einem Benützer lediglich Zugriff auf Ihren Kalender (ohne Aufgaben und Kontakte) zu verleihen, geben Sie ihm Zugriff auf detaillierte Informationen Ihres Zeitplans. Bis die Delegierungsangaben auf allen Servern verteilt sind, dauert es eine Weile.

10.) Zeitplan verwalten


F: Wie kann ich meinen Zeitplan (Verfügbarkeitszeiten) verwalten?


A: Der Zeitplan ist nicht dasselbe wie der Kalender.

  • Im Zeitplan legen Sie die Eckdaten Ihrer Verfügbarkeit (freie Zeiten) fest, z.B. die Arbeitszeit.
    Die Zeiten sind in den Vorgaben hinterlegbar (Abb. hinten).
  • Andere Benützer sehen Ihre Verfügbarkeit im Register "Nach verfügbaren Zeiten suchen" des Besprechungs-erstellungsformulars. Dieses Register dient dem Besprechungsleiter zur erleichterten Terminfindung (Abb. vorne).

Auf den Zeitplan greifen Sie in Windows über folgenden Menübefehl zu:

  • Datei > Vorgaben > Kalender & Aufgaben > Register Kalender & Aufgaben > Zeitplan > Zeitplan.
    (Auf Mac: Menübefehl IBM Notes > Einstellungen > ...)
N9_Kalender_Zeitplan
  Abb.: Zeitplan (hinten) und Register "Nach verfügbaren Zeiten suchen" (vorne)
Hinweise:
  • Das Register 'Nach verfügbaren Zeiten suchen' befindet sich ganz unten in der Eingabemaske.
  • Ein roter horizontaler Balken bedeutet besetzt, ein leeres (weisses) Zeitfeld verfügbar.
  • Ein grauer durchgehender Balken bei einem Teilnehmer signalisiert fehlende Zugriffs- / Einsichtsrechte (Information eingeschränkt) auf dessen Zeitplan. Bitten Sie den Teilnehmer um eine Freigabe.
  • Der grüne vertikale mit gedrückter linker Maustaste nach links und rechts verschieb- und dehnbare Balken repräsentiert die Besprechungszeit resp. Dauer. Auf einem für alle Teilnehmer freien Zeitfeld positioniert, erscheint er grün, ansonsten rot.
  • Erstellen Sie einen neuen Kalendereintrag (Besprechung, Termin, Veranstaltung, Ankündigung), werden sie automatisch im Zeitplan, zu gegebenem Datum und mit entsprechender Sitzungsdauer, als besetzt (roter Balken) markiert. Die Aktivierung der Option Als 'Verfügbar' markieren im Eingabeformular unterbindet diesen Automatismus für den jeweiligen Termin.
  • Auch die Verfügbarkeiten von Räumen und Ressourcen (Scanner, Beamer, Notebooks, Kameras etc.) sind einsehbar.

11.) Besprechungseinladung erstellen (mit Alarm)


F: Wie kann ich eine Besprechungseinladung mitsamt Alarm erstellen?


A: In Notes existieren für fast alle Aktionen mehrere Wege. Einen Kalendereintrag erstellen Sie auf folgende Arten:

  • Tastenkombination Alt + 1 + B (Besprechung) / T (Termin) / E (Erinnerung)
  • Startseite > Schaltfläche Neu
  • Über die Aktionsschaltflächen Neu oder Neu (Pfeil ▼)
  • Über die Menüs Datei, Erstellen oder Aktionen (> Neu) > Kalendereintrag (Bespr. / Termin / Erinnerung)
  • Dokumentensymbol (in der Symbolleiste) > Kalendereintrag (Abb.)

Wählen Sie zwischen fünf verschiedenen Eintragstypen aus: Besprechung, Termin, ganztägige Veranstaltung, Erinnerung und Jahrestag (Abb.). Bitte beachten Sie, dass nur bei einer Besprechung Teilnehmer eingeladen und Räume / Resourcen reserviert werden können.

N9_Kalender_Eintrag_erstelle
Zoom (JPG, 457 KB)
Abb.: Besprechung erstellen mitsamt Alarm (via Dialogbox und Email)
         (Zur Bildvergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

Zusatzoptionen: (oben rechts im Eingabeformular (Abb.)

  • Option Als 'Privat' markieren:
     Damit verbergen Sie den Inhalt eines Kalendereintrags vor Personen ohne Zugriffsrechten auf Ihre Mail.
  • Option Benachrichtigen:
     Damit versehen Sie jeden Kalendereintrag mit einem Alarm.
  • Option Als 'Verfügbar' markieren:
     Erstellen Sie einen neuen Kalendereintrag (Besprechung, Termin, Veranstaltung, Ankündigung), werden sie automatisch im Zeitplan, zu gegebenem Datum und mit entsprechender Sitzungsdauer, als besetzt (roter Balken) markiert. Diese Option unterbindet diesen Automatismus für den jeweiligen Termin.

Als Alarm stehen drei Formen zur Auswahl: Dialogbox, Klang und Email-Nachricht.

  • Für die Benachrichtigung via Dialogbox aktivieren Sie bitte die Checkbox Benachrichtigen.
  • Für den Klang oder die Emailnachricht klicken Sie bitte auf das Wecker-Symbol und aktivieren, ganz unten im Konfigurationsfenster, die Checkboxen Klang wiedergeben respektive Mailbenachrichtigung.

12.) Andere Kalender öffnen


F: Wie kann ich andere Kalender öffnen?


A: Wünschen Sie die Kalendereinträge eines anderen Benützers zu bearbeiten, und nicht, wie bei den abonnierten Kalendern, lediglich anzeigen zu lassen, öffnen Sie diesen vorgängig. Wählen Sie dazu den Menübefehl ...

  • Aktionen > Mehr >Kalender der Person öffnen

oder den Kontextmenübefehl des abonnierten Kalenders ...

  • Auf neuer Registerkarte öffnen

oder, im Navigationsfenster der Mailansicht, den Verzeichnisbefehl

  • Andere Mail öffnen

und wechseln von dort aus auf den gewünschten Kalender. Egal, von wo und wie Sie die Kalender anschauen, sofern Sie zugriffsberechtigt sind, haben Sie immer die Möglichkeit, die Kalenderdetails zu lesen und zu bearbeiten.


13.) Andere Kalender abonnieren


F: Wie kann ich Kalender anderer UZH-Angehöriger anzeigen lassen?


A: Mit den notwendigen Zugriffsrechten (siehe FAQ 8, "Kalenderzugriffsrechte delegieren") ausgestattet, können Sie die Kalender anderer UZH-Angehöriger in Ihrer Kalenderansicht anzeigen lassen (abonnieren). Nur anzeigen lassen, nicht bearbeiten. Gehen Sie dazu bitte folgendermassen vor. Wechseln Sie zur Kalenderansicht ...

  • Im Navigationsfenster (links) das Verzeichnis Kalender anzeigen öffnen (Abb.)
  • Verzeichnisbefehl Kalender hinzufügen anklicken
  • Kalendertyp Notes-Benutzer-Kalender aus der Dropdownliste "Hinzufügen" in der Dialogbox auswählen
  • Gewünschten Benutzer eingeben oder in der Schnelladressierungsliste (Lupensymbol) suchen.
  • Hintergrund- und Textfarbe der Kalendereinträge auswählen
N9_Kalender_abonnieren
Zoom
Abb.: Kalender anderer UZH-Angehöriger abonnieren
(Zur Bildvergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

Als Resultat erscheint, im Verzeichnis "Kalender anzeigen", eine dauerhafte Verknüpfung (Link) zum entsprechenden Kalender (Abb.). Die Kalendereinträge werden nur bei aktiviertem Kalender angezeigt (Häkchen gesetzt).

Hinweise:

  • Das Abonnieren eines Kalenders ist nicht das gleiche wie das Importieren eines Kalenders.
  • Sie können in Notes Kalender im iCal-Format abonnieren.
  • Im abonnierten Kalender erstellte Kalendereinträge werden im eigenen Kalender registriert. Wünschen Sie im abonnierten Kalender Kalendereinträge zu erstellen, z.B. im Kalender Ihres Vorgesetzten, öffnen Sie vorgängig dessen Kalender in einem separaten Register.

14.) Google-Kalender abonnieren


F: Wie kann ich die Kalendereinträge meines Gmail-Kontos (Google) in Notes anzeigen lassen?


A: Wechseln Sie bitte zur Kalenderansicht ...

  • Im Navigationsfenster (links) das Verzeichnis "Kalender anzeigen" öffnen (Abb. 2)
  • Verzeichnisbefehl "Kalender hinzufügen" anklicken
  • Kalendertyp iCalendar-Feed aus der Dropdownliste Hinzufügen in der Dialogbox auswählen (Abb. 1)
  • Als persönlichen (Benutzername, Kennwort) oder öffentlichen (URL) Kalender auswählen.
  • Hintergrund- und Textfarbe für die Kalendereinträge auswählen

Als Resultat erscheint, im Verzeichnis Kalender anzeigen, eine dauerhafte Verknüpfung (Link) zum entsprechenden Kalender (Abb. 2). Die Kalendereinträge werden nur bei aktiviertem Kalender angezeigt (Häkchen gesetzt).

Die Notes-Kalenderansicht dient lediglich der Anzeige. Sie können keine Google-Termine in Notes bearbeiten. Sollte es Probleme beim Abonnieren geben, entfernen Sie den abonnierten Kalender und abonnieren ihn erneut oder schliessen und öffnen den Notes-Kalender nochmals.

N9_Kalender_abonnieren_Google_iCal
  Abb. 1: Google-Kalender (Gmail) abonnieren als iCalendar
N9_Kalender_abonnieren_Google_Testeintrag
Abb. 2: Gmail-Termin angezeigt im Notes-Kalender

Das Abonnieren des Google-Kalenders über den Befehl Kalender Hinzufügen > Google Calendar (TM), egal, ob als persönlichen (Benutzername, Kennwort) oder öffentlichen (URL) Kalender, funktioniert zurzeit nicht. Sie werden ein gelbes Dreieck angezeigt bekommen mit Warnmeldungen der Art Kalender nicht verfügbar ...

N9_Kalender_abonnieren_Google_Meldungen

  Abb. 3: Meldungen beim Versuch, Google-Kalender als Typ Google Calendar (TM) zu abonnieren

Hinweis:

  • Google bietet keinen XML-Link mehr an.

15.) Raum oder Ressource abonnnieren


F: Kann ich Ressourcenkalender oder den Reservationskalender eines Raumes abonnieren?


A: Falls existent (von Ihrem IT-Verantwortlichen des Instituts beantragt), können Sie einen Institutsressourcenkalender abonnieren. Dazu tippen Sie entweder direkt den Namen einer sich darin befindenden Ressource (Raum) im Feld "Benutzername" ein (Abb. Punkt 3) oder wählen, anstelle des Notes-Benutzer-Kalenders (Abb. Punkt 2), Notes-Anwendungs-Kalender aus und suchen nach der entsprechenden Ressourcendatenbank:

  • Im Navigationsfenster (links) das Verzeichnis Kalender anzeigen öffnen (Abb.) > Verzeichnisbefehl Kalender hinzufügen anklicken (Abb. Punk 1).
  • Kalendertyp Notes-Anwendungs-Kalender aus der Dropdownliste "Hinzufügen" in der Dialogbox auswählen
  • Feld URL > Schaltfläche Suche (Abb. Punkt 3) >  Schaltfläche Anwendung auswählen
  • Feld Suchen in: idlappl01 (Abb. Punkt 3.a) > Verzeichnis resources > z.B. "Ressourcen ZI"
  • Hintergrund- und Textfarbe der Kalendereinträge auswählen

Über die Schaltfäche Ansicht nach Raum oder Ressource in der Kalender-Aktionsmenüleiste (Abb. Punkt 6) blenden Sie den Kalender einer einzelnen Ressource ein (falls nicht angezeigt, vorgängig einen beliebigen Eintrag anklicken). Diese Auswahl wird NICHT gespeichert, sodass beim nächstmaligen Aufruf der Ressourcendatenbank wiederum ALLE Ressourcen in der Kalenderansicht angezeigt werden. (Das ist seitens des Softwareherstellers so gewollt.)

N9_Kalender_Ressourcen_abonnieren
Zoom (JPG, 534 KB)
Abb.: Institutsressourcenkalender abonnieren und Raumkalender anzeigen

Die Ressourcendatenbank lässt sich separat, losgelöst von Ihrer Kalenderansicht, öffnen:

  • Menübefehl Datei > Öffnen > IBM Notes Anwendung > Feld Suchen in: idlappl01 > Verzeichnis resources > Ihre Institutsressourcendatenbank

Nach Bedarf können Sie jetzt ein Lesezeichen auf die Ressourcendatenbank erstellen und die Ressourcendatenbank inskünftig über die Schnellstartliste (Leiste) öffnen:

  • Mit der Maus über den Registernamen / Tabulator der geöffneten Ressourcendatenbank fahren > Kontextmenübefehl Lesezeichen erstellen anklicken > Lesezeichenleiste (oder untergeordneten Ordner) auswählen

16.) Warnung ("Anzahl Ereignisse ...") beim Abonnieren


F: Beim Abonnieren einer Ressourcendatenbank erscheint die ...
    -> Warnung "Anzahl Ereignisse überschreitet den Grenzwert der Benutzeroberfläche"


A: Um dennoch den Ressourcenkalender angezeigt zu bekommen, wählen Sie bitte einen der folgenden Punkte:

  • Wechseln Sie von der Monatsansicht zu den Ansichten Wochenplan, Ein Tag oder Zwei Tage (Abb.)
  • Öffnen Sie den Kalender in einem separaten Register via Kontextmenübefehl Auf neuer Registerkarte öffnen (Abb.)
  • Menübefehl Datei > Öffnen > IBM Notes Anwendung > Feld Suchen in: idlappl01 > Verzeichnis resources
N9_Kalender_Ressourcendatenbank_aufrufen
Zoom (JPG, 364 KB)
Abb.: Warnung beim Abonnierungsversuch eines Ressourcenkalenders.

17.) Abonnierten Kalender entfernen


F: Wie kann ich einen abonnierten Kalender entfernen?


A: Fahren Sie dazu bitte mit der Maus über den abonnierten Kalender und  wählen dazu den ...

  • Kontextmenübefehl Entfernen (rechte Maustaste)

18.) Kalender importieren und exportieren


F: Wie kann ich einen anderen Kalender importieren und exportieren?


A: Wählen Sie dazu bitte fogende Schritte ...

  • Mit dem Menübefehl Datei > Exportieren speichern Sie ihren Kalender in eine Datei bestimmten Formats ab (*.ics (iCalendar), *.csw etc.) (Abb.).
  • Mit dem Menübefehl Datei > Importieren importieren Sie Ihre auf anderen Geräten und in anderen Kalenderprogrammen exportierten Kalender in Ihren eigenen Kalender.
N9_Kalender_importieren_exportieren
  Abb.: Kalender importieren und exportieren
Hinweise:
  • Sollte nach einem Kalenderimport der Kalender nicht sofort sichtbar sein, schliessen Sie Ihren Kalender und öffnen ihn erneut.
  • Maximal 500 Dokumente können mit einem Kalenderimport (*.ics-Datei) importiert werden. Für mehr Dokumente bitte mehrere Importvorgänge tätigen.
  • Kalender anderer Personen in den eigenen Kalender zu importieren macht wenig Sinn. Um Kalender anderer Personen anzuschauen, abonnieren Sie diese.

19.) Importierte Kalender verwalten und aufräumen


F: Wie kann ich einen importieren Kalender wieder entfernen?


A: Wählen Sie dazu bitte fogende Schritte ...

Nicht mehr benötigte importierte Kalender oder Kalendereinträge können gelöscht werden über die beiden Menübefehle...

  • Aktionen > Mehr > Importierte Kalender verwalten oder ...
  • Aktionen > Mehr > Kalender aufräumen...
N9_Kalender_importierte_verwalten
Zoom
Abb.: Importierte Kalender verwalten und aufräumen
         (Zur Bildvergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken)

20.) Feiertage importieren


F: Wie kann ich den UZH Feiertagskalender importieren?


A: Wählen Sie dazu bitte die Schritte einer der folgenden Punkte:

  • Menübefehl Aktionen > Mehr > Feiertage importieren > Option UZH (Abb.)
  • Aktionsschaltfläche Mehr > Feiertage importieren > Option UZH
    (NICHT Checkbox Switzerland auswählen = englische Einträge. Bei UZH sind die Einträge auf deutsch.)

Wenn Sie den Import des UZH Kalenders vor dem 19. September 2013 gemacht haben, haben Sie für den Sechseläuten-Montag 2014 einen falschen Termin importiert. Importieren Sie den UZH-Kalender erneut, um den Termin zu korrigieren.

N9_Kalender_Feiertage
  Abb.: UZH Feiertage importieren

Hinweise:

  • Bitte NICHT Switzerland auswählen, sondern UZH.

N9_Symbol_Kontakte.jpg

  Kontakte

1.) Kontakte als 'privat' markieren


F: Wie kann man vertrauliche Kontakte vor unberechtigtem Zugriff schützen?


A: Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

  • Mit der Zugriffsrechte-Delegation für Ihren Kalender und Ihre Aufgaben (Siehe Punkt 8, Abschnitt "Kalender") erteilen Sie automatisch auch Zugriffsrechte auf Ihre Kontakte.
  • Im geöffneten Kontakt, während der Kontakterstellung / Bearbeitung, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, via Checkbox Kontakte einzeln als privat (unsichtbar) zu markieren.
N9_Kontakte_mit_iNotes_synchronisieren
 Abb.: Kontakt als privat markieren
Hinweise:
  • Mit den Notes Versionen 9 und 8.5.2 (oder älter) kann man über die Option Als 'Privat markieren' den Kontaktinhalt vor anderen Benützern verbergen. Mit der Version 8.5.3 ist das nicht möglich (inexistente Checkbox). In iNotes (WebClient) ist und war es immer möglich.
  • In Fremdkontakten ist die Checkbox "Als privat markieren" nicht manipulierbar, auch bei maximalen Zugriffsrechten nicht. Dort erscheint die Checkbox ausgegraut (iNotes) oder gar nicht (Notes).

2.) Kontaktanzeige- und Druckformat


F: Wie kann man Kontakte ausdrucken?


A: Es gilt zwischen dem Anzeige- und Druckformat zu unterscheiden. Die jeweiligen Einstellmöglichkeiten erfolgen folgendermassen:

  • Anzeigeformat:
    Reigster Angaben zum Namen > Format des angezeigten Namens.
  • Druckformat:
    Aktionsschaltfläche Adressformat wählen > Dropdownliste Adressformat wählen.
N9_Kontakte_Anzeige_Druckformat
 Abb.: Auswahl des Kontaktanzeige- und Druckformats

Hinweis:

  • Zusätzliche Informationen (Geburtsdatum, Jahrestag etc.) können Sie hinter dem blauen Link Andere Informationen hinterlegen.

3.) Kontakte benachrichtigen und einladen


F: Wie benachrichtige oder lade ich eine Kontaktperson schnell ein.?


A: In Ihrer Kontaktansicht führen Sie bitte einen der folgenden Schritte aus ...

  • Aktionsschaltfläche Besprechung planen in der Aktionsleiste klicken (Kalendersymbol)
  • Aktionsschaltfläche Nachricht senden in der Aktionsleiste klicken (Briefsymbol)
  • Menü Aktionen > Besprechung planen klicken
  • Menü Aktionen > Nachricht senden klicken
N9_Kontakte_benachrichtigen_einladen
Zoom (JPG, 287 KB)
Abb.: Kontaktperson benachrichtigen oder einladen
         (Zur Bildvergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken)

4.) Kontakte aus UZH-Verzeichnis hinzufügen


F: Wie fügt man UZH-Kontakte einem Adressbuch hinzu?


A: In Ihrer Kontaktansicht führen Sie bitte folgende Schritte durch:

  • Aktionsschaltfläche Kontakt suchen klicken
  • Verzeichnis UZH's Directory wählen > Personen auswählen / suchen
  • Schaltfläche Zu Kontakten hinzufügen klicken

Der UZH-Kontakt wird mit Vor- / Nachnamen Ihrem Adressbuch hinzugefügt.

N9_Kontakte_UZH_Kontakt_hinzufuegen
  Abb.: UZH-Kontakt den eigenen Kontakten (Adressbuch) hinzufügen

5.) Kontakte mit iNotes (Webmail) synchronisieren


F: Kann man die lokalen Kontakte auch in iNotes verwenden?


A: Ja. Aktivieren Sie bitte die Kontakte-Synchronisation (Replikation) in Ihren Benutzervorgaben:

  • Menübefehl Datei > Vorgaben > Kontakte
  • Option Kontakte synchronisieren im Register 'Replizierung & Synchronisation' aktivieren
N9_Kontakte_mit_iNotes_synchronisieren
 Abb.: Checkbox "Kontakte synchronisieren" in den Benutzervorgaben und im Hintergrundreplikator

6.) Kontakte importieren und exportieren


F: Wie kann man Kontakte importieren und exportieren?


A: Führen Sie bitte folgende Menübefehle aus:

  • Menü Datei > Kontakte importieren ...
  • Menü Datei > Kontakte exportieren ...
N9_Kontakte_importieren_exportieren
Zoom
Abb.: Kontakte importieren via Schaltfläche "Öffnen". Beim Exportieren auswählen zwischen allen oder einzelnen Kontakten (Zur Bildvergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)
Hinweise:
  • Sollten die Felder der zu importierenden Kontakte nicht mit denjenigen von Notes übereinstimmen, erscheint eine Dialogbox mit einer Feldgegenüberstellung, in welcher Sie die Felder einander manuell zuweisen können.
  • Apple-Rechner: Damit die Umlaute richtig in Notes übernommen werden, muss vorgängig in den Vorgaben, in den Ländereinstellungen, der Zeichensatz für den Import / Export angegeben werden. Wählen Sie in diesem Fall bitte Unicode (UTF-8).
  • Wünschen Sie nur einen einzigen Kontakt zu importieren, muss dieser vorgängig allein in einer Kontaktdatei exportiert worden sein. Beim Exportieren wählen Sie zwischen allen oder nur ausgewählten Kontakten aus.
  • csv = comma-separated value, zur Datenfeldtrennung dient Komma, Tabulator, Leerzeichen, Doppelpunkt etc., gebräuchlich z.B. in OpenOffice, MS Excel.
  • vcf = "vCard file", "elektronische Visitenkarte", "v" steht für die Herausgeberfirma Versit (durch Apple gegründet), gebräuchlich z.B. in Android, Gmail, Outlook, Apple Adressbuch.

7.) Kontakte nach Import mit unerwünschten Zeichen


F: Wieso werden nach einem Import Umlaute falsch dargestellt?


A: Vor einem Import / Export bitte verifizieren, ob in den Ländereinstellungen der Benutzervorgaben der Zeichensatz Unicode (UTF-8) ausgewählt ist:

  • Menübefehl Datei > Vorgaben > Ländereinstellungen > Import / Export-Zeichensatz
N9_Kontakte_Import_Zeichensatz
 Abb.: Unicode (UTF-8) Zeichensatz in den Vorgaben einstellen

N9_Symbol_Aufgabe.jpg

  Aufgaben

1.) Aufgaben im Kalender anzeigen lassen


F: Wie kann ich die Aufgaben im Kalender anzeigen lassen?


A: Die entsprechende Einstellungsoption dazu finden Sie in den Benutzervorgaben (Mac: Einstellungen) unter ...

  • Menübefehl Datei > Vorgaben (Mac: Einstellungen) > Verzeichnis Kalender und Aufgaben
    > Register Kalender und Aufgaben > Register Anzeigen > Register Ansichten
    >
    Checkbox Aufgaben anzeigen (Abb.).
N9_Notizbuch_synchronisieren_mit_iNotes
Zoom (JPG, 360 KB)
Abb.: Benutzervorgaben für die Aufgabenanzeige im Kalender
         (Zur Bildvergrösserung bitte auf das rote Lupensymbol links klicken.)

2.) Aufgaben anderer öffnen


F: Wie kann ich auf die Aufgaben anderer Benützer zugreifen?


A: Die Aufgaben anderer Personen öffnen Sie mit dem Navigationsverzeichnisbefehl ...

  • Andere Aufgaben > Andere Aufgaben öffnen.

Ob Sie die Aufgaben nur lesen, oder aber auch editieren dürfen, hängt von Ihren Zugriffsrechten ab, die Sie von den anderen Personen erhalten haben. Desweiteren können Aufgaben, während der Aufgabenerstellung, als privat markiert worden sein. Bei fehlenden Zugriffsrechten erscheint die Meldung ...
   -> Sie sind zur Durchführung dieser Operation nicht berechtigt!.

 

Zugriffsrechte delegieren

Um jemand anderem Zugriff auf Ihre Aufgben zu gewähren, wechseln Sie bitte in die Benutzervorgaben:

  • Menübefehl Datei > Vorgaben (Mac: Einstellungen) > Verzeichnis Kalender und Aufgaben
    > Register Zugriff und Delegierung > Register Zugriff auf Ihre Mail und Ihren Kalender

- Mit dem Knopf Hinzufügen fügen Sie die gewünschten Personen in Ihre Liste der zugriffsberechtigten Personen hinzu.
- Mit dem Knopf Entfernen entziehen Sie den Personen jegliche Rechte.
- Mit dem Knopf Zugriff ändern legen Sie die Zugriffsart (lesen / schreiben) für zugriffsberechtigte Personen fest.


N9_Symbol_Notizen.jpg

  Notizbuch

1.) Notizen mit iNotes (Webmail) synchronisieren


F: Kann man die Notes-Notizen auch in iNotes verwenden?


A: Ja. Führen Sie bitte die Notizbuch-Synchronisation durch:

  • In die Mail- , Kalender- oder Aufgabenansicht wechseln.
  • Menübefehl Aktionen > IBM iNotes > Notizbuch synchronisieren
N9_Notizbuch_synchronisieren_mit_iNotes
Abb.: Notes-Notizbuch mit iNotes synchronisieren


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  Mail-In

1.) Mail-In erstellen und Zugriffsrechte delegieren


F: Wie und wo erstelle ich Mail-In's?


A: Ein Mail-In (unpersönliche Mailbox -> kein Login notwendig) wird im UZH Management erstellt, bearbeitet und gelöscht. Institutsangehörige mit Wunsch nach einem Mail-In wenden sich dazu bitte an den IT-Verantwortlichen ihres Instituts. Sollte Ihr IT-Verantwortlicher Sie als BesitzerIn eines oder mehrerer Mail-In's angegeben haben, sind Sie befähigt, über die Webseite UZH Management Delegierungstool (t.uzh.ch/mailin), Zugriffsrechte auf diese Mail-In's zu delegieren.

  • Nur eine einzige Person (keine Gruppe) kann als Mail-In-Besitzer fungieren. Nur sie kann, via der Webseite t.uzh.ch/mailin, Zugriffsrechte auf ein Mail-In anderen Personen delegieren.
  • Nur IT-Koordinatoren sollten als Mail-In-Administratoren eingetragen sein. Diese können das Mail-In löschen und den Administrator und Besitzer festlegen, haben jedoch selbst keine Zugriffsrechte auf das MailIn, ausser sie sind, durch den von ihnen bestimmten Besitzer, explizit als zugriffsberechtigtes Mitglied aufgenommen worden.
  • Am besten ist es, als Administrator eine lokale Gruppe namens .L.INST.Koordinatoren oder .L.INST.IT-Verantwortliche anzugeben (wobei INST Ihr Institutskürzel ist). Lokale Gruppen sind von den Instituten selbst verwaltbar. Sie ermöglichen die schnelle Aufnahme von Stellvertretern und ununterbrochenen Zugriff auf Mail-In's bei Ausfall des Haupt-IT-Verantwortlichen (z.B. wegen Krankheit, Ferienabstinenz oder Austritt).
  • Ein bestehendes Mail-In können Sie im Navigationsfenster der Mailansicht über das Verzeichnis Andere Mail > Andere Mail öffnen suchen und öffnen.
  • Es ist möglich, via IMAP-Client (z.B. Thunderbird, Outlook) auf ein Mail-In zuzugreifen. Diese Funktionalität steht nur den Institutsangehörigen zur Verfügung.

Hinweise:

  • Mail-In's müssen alljährlich durch die Mail-In-Administratoren oder, je nach Einstellung im UZH Management, durch die Mail-In-Besitzer validiert werden. Diese erhalten vorgängig eine Nachricht mit Aufforderung zur Validierung.
  • Gelöschte Mail-In's erhalten den Status Deleted und verbleiben eine längere Dauer im UZH-Management.
  • Die Zugriffsdelegation im Mail-In selbst ist nicht möglich. Beim Versuch, in den Mail-In-Benutzervorgaben, im Abschnitt Mail und Register Zugriff auf Ihre Mail und Ihren Kalender, eine Wirkung zu erzielen, erscheinen nur Warnhinweise.

Sinn und Zweck eines Mail-In's ist nicht die Ansammlung mehrerer Individualkonti, sondern das Zurverfügungstellen eines einzigen gemeinsamen Kontos mit Mehrpersonenzugriff.


2.) Mail-In Übersichtsliste


F: Existiert eine Übersichtsliste aller Mail-In's?


A: Ja und Nein.

  • Für die Verwaltung der Mail-In's sind die Instituts-IT-Koordinatoren verantwortlich.
    -> Sie können Mail-In's erstellen, löschen, deren Besitzer und Administratoren bestimmen.
  • Die Verwaltung findet in der lediglich für IT-Koordinatoren aufrufbaren Notes-Anwendung UZH Management statt.
    (Vor einigen Jahren fand die Verwaltung im ITIM statt und eine Übersicht aller Mail-In's konnte der Benützer im UZH Directory, genauer gesagt, im Navigationsverzeichnis ... "Configuration" > "Messaging" > "MailIn-Databases & Resources" einsehen.)
  • Um heute eine Übersicht aller Mail-In's einzusehen, muss der Benützer in seiner Mailansicht den Navigationsmenübefehl Andere Mail > Andere Mail öffnen aufrufen und dort im Suchfeld lediglich das Institutskürzel eingeben. Folglich werden ihm alle Instituts-Mail-In's aufgelistet.
N9_MailIn_Uebersicht
  Abb.: Mail-In-Übersicht in der Verzeichnissuche

3.) Mail-In Links


F: Warum erscheinen im Mail-In-Navigationsfenster keine Verknüpfungen zu anderen Mailboxen?


A: Links zu anderen Mailboxen sind zwar in den Vorgaben auswählbar, werden jedoch im Navigationsfenster, aus Sicherheitsgründen, nicht angezeigt. Fügt ein Zugriffsberechtigter eine Verknüpfung hinzu, sollen nicht automatisch alle Mail-In-Zugriffsberechtigten Zugriff auf die verlinkte Mailbox haben.

N9_MailIn_Verknuepfungen
Zoom (JPG, 203 KB)
Abb.: Fehlende Links zu anderen Mailboxen im Mail-In-Navigationsfenster

4.) Mail-In Alarme


F: Sind Mail-In-Kalendereinträge mit Alarmfunktion möglich?


A: Ja, beschränkt. Alarme werden nur bei entsprechender aktiver Arbeitsumgebung (AU) ausgelöst. Haben Sie noch keine der Mail-In angepasste Arbeitsumgebung, erstellen Sie sie neu.

  • Neue AU Mail-In online erstellen:
    - Register Mail: Mail-In-Dateinamen angeben.
    - Register Replizierung: Replikation ausschalten (um u.a. die persönlichen Kontakte nicht in die Mail-In zu synchronisieren.).
  • Kalendereinträge dürfen in beliebiger AU erstellt werden.
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  Abb.: Mail-In Arbeitsumgebung einrichten

Hinweis:

  • Der Einsatz von Mail-In-Alarmen wird NICHT empfohlen. Die Einrichtung und der Betrieb sind umständlich und erfordern viel Hintergrundwissen. Andernfalls sind unliebsame Probleme vorprogrammiert.

5.) Mail-In "gelesen" Status einer Mail


F: Ist der "gelesen"-Status einer E-Mail bei allen Zugriffsberechtigten gleich?


A: Nein. Der gelesen-Status ist benützerbezogen. Liest ein zugriffsberechtigter Benützer eine Mail, wird nur bei ihm der "gelesen"-Status aktualisiert. Bei allen anderen zugriffsberechtigten Benützern steht der "gelesen"-Status weiterhin auf "ungelesen", da sie ja die Mail noch nicht gelesen haben.

Alternative: Möchte man dennoch eine Möglichkeit haben, anderen mitzuteilen, dass die Nachricht von mindestens einer Person gelesen wurde, kann man einen neuen Ordner "gelesen" erstellen und alle gelesenen Mails dorthin verschieben.


6.) Mail-In private Kalendereinträge


F: Können private Kalendereinträge im Mail-In erstellt werden?


A: Ja!

  • Im Mail-In erstellte private Kalendereinträge sind für alle Zugriffsberechtigten in ihren persönlichen Mailboxen einsehbar.
  • Umgekehrt bleiben alle privaten Kalendertermine aus den persönlichen Mailboxen im Mail-In vor Fremdzugriff geschützt.

7.) Mail-In durchsuchen


F: Warum werden nur Suchresulate aus der persönlichen Mailbox angezeigt und nicht aus der Mail-In?


A: Zwei Mail-In-Suchmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung. Suchen Sie...

  • mittels der indizierten Volltextsuche des MailIns oder ...
  • mittels der Gesamtsuche des Mail-In's, ...

aber nur wenn als Arbeitsumgebung die MailIn-Arbeitsumgebung (Mailbox) eingestellt ist. Notes-Menübefehle und die Gesamtsuche beziehen sich immer nur auf die aktuell ausgewählte Arbeitsumgebung. UZH Online, beispielsweise, bezieht sich auf Ihre persönliche Mailbox. Bei Unklarheiten bitten Sie Ihren IT-Verantwortlichen um Hilfe.

N9_MailIn_Arbeitsumgebung
  Abb.: Mail-In Arbeitsumgebung einrichten

Hinweis:

  • Das Durchsuchen der MailIns via Gesamtsuche wird NICHT empfohlen. Die Einrichtung und der Betrieb der Arbeitsumgebungen sind umständlich und erfordern viel Hintergrundwissen. Andernfalls sind unliebsame Probleme vorprogrammiert.

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  Gruppenkalender

1.) Gruppenkalender öffnen, erstellen, löschen


F: Wie arbeite ich mit einem Gruppenkalender?


Gruppenkalender öffnen

Um einen existierenden Gruppenkalender zu öffnen, gehen Sie bitte folgendermassen vor:

  • Zur Kalenderansicht wechseln > Verzeichnis Gruppenkalender öffnen > Auf Gruppenkalendername klicken.

Gruppenkalender erstellen

  • Zur Kalenderansicht wechseln > Verzeichnis Gruppenkalender > Gruppenkalender erstellen anklicken (Abb.)
  • Aktionsbefehl Neuen Gruppenkalender anklicken in der daraufhin sich öffnenden Ansicht (Abb.)
  • Kalendertitel vergeben und Mitglieder auswählen (kleines Dreieck rechts unten).

In der oberen Ansichtshälfte des geöffneten Gruppenkalenders (Abb.) sind die Zeitpläne der Gruppenmitglieder abgebildet. In der unteren Ansichtshälfte erscheinen, nach Doppelklick auf einen Mitgliedsnamen oder dem Kontextmenübefehl Kalender öffnen eines Termins, die jeweiligen detaillierten Kalenderdaten.

Gruppentermin planen

Verfügbarkeitszeiten sind nicht nur im Gruppenkalender, sondern auch im Besprechungsformular (Register Nach verfügbaren Zeiten suchen) einsehbar. Einige Unterschiede zueinander:

  • Bei einer Besprechung laden Sie Teilnehmer explizit ein, im Gruppenkalender fügen Sie die Gruppenmitglieder lediglich hinzu.
  • Im Besprechungsformular existiert ein senkrechter rot-grüner Balken zur Ermittlung gemeinsamer freier Zeiten, im Gruppenkalender nicht.
  • Im Gruppenkalender werden Verfügbarkeitszeiten und Gruppenmitgliedskalender zusammen in einer Ansicht angezeigt (Abb.). Verfügbarkeitszeiten in Besprechungsformularen und die entsprechenden Teilnehmerkalender hingegen werden in separaten Ansichten dargestellt.
  • Aus einem Gruppenmitgliedskalender können Sie dessen Gruppenkalender aufrufen und dort neue Gruppenkalender erstellen, sofern Sie zugriffsberechtigt sind (Abb.):
       Aktionsmenübefehl "Mehr" > "Gruppenkalender erstellen" (Abb.)
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Zoom (JPG, 664 KB)
Abb.: Gruppenkalender erstellen
         (Zur Bildvergrösserung bitte auf das rote Lupensymbol links klicken.)

Gruppenkalender bearbeiten oder löschen

  • Zur Kalenderansicht wechseln > Verzeichnis Gruppenkalender > Gruppenkalender erstellen
  • Aktionsmenübefehl Bearbeiten oder Löschen anklicken in der daraufhin sich öffnenden Ansicht.

Hinweise

  • Nicht nur einzelne Personen, auch öffentliche lokale Gruppen sind dem Kalender hinzufügbar.
  • Verfügt eine hinzugefügte Gruppe über Untergruppen, werden auch deren Mitglieder im Kalender angezeigt.
  • Dem Kalender sind auch Räume und Ressourcen hinzufügbar (Abb.)
  • Beim Öffnen eines nicht freigegebenen Kalenders erscheint die Meldung "Sie sind zur Durchführung dieser Operation nicht berechtigt". (Termine sind grau gefärbt.)
  • Existiert eine Gruppenperson im UZH Adressbuch nicht mehr, erscheint, beim entsprechenden Kalenderöffnungsversuch, die Meldung "Benutzername in Planungsanfrage im Adressbuch nicht gefunden".

2.) Aufgaben koordinieren


F: Welche weiteren Möglichkeiten bietet der Gruppenkalender an?


A: Von der Ansicht des Gruppenkalenders aus ...

  • versenden Sie Emails (Kommunikation), ...
  • organisieren Termine (Koordination) und ...
  • bearbeiten Gruppenaufgaben (Kooperation).

Je nach ausgewähltem Benützer und Kalendereintragstyp erscheinen in der Kalenderaktionsleiste (Abb.) mehr oder weniger Befehle. Über den Aktionsbefehl Neu > Aufgabe werden neue Aufgaben erstellt und den Gruppenangehörigen zugewiesen. Die zugewiesenen Aufgaben erscheinen in der Miniview-Ansicht links unten in der Gruppenkalenderansicht.

  • Falls nicht sofort sichtbar, können die Aufgaben über das Dropdownmenü (kleines Dreieckssymbol) des Miniview-Titels hervorgeholt werden (Befehl auswählen und Ansicht aktualisieren, Abb.).
  • Die Miniview-Ansicht selbst ist über das blaue Rechteck auf der rechten Seite ein- und ausklappbar.
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Abb.: Aufgabenübersicht (links unten) und Aktionsleisten
         (Zur Bildvergrösserung bitte auf das rote Lupensymbol links klicken.)

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  Sametime

1.) Installation und Anmeldung


F: Was ist Sametime und wie benütze ich das Programm?


A: Sametime ist eine Instant-Messaging Software. Die Grundversion des Sametime-Clients wird automatisch während der Notes Installation mitinstalliert. Für die Installation erweiterter Funktionalität (z.B. Audio- und Videoübertragung) muss der Benützer zusätzlich das Sametime-Plugin (Datei) von der UZH-Connect Webseite herunterladen und installieren.

Dem Benützer ist es freigstellt, sich nach dem Notes-Start beim Sametime-Server anzumelden (Abb. 1, links). Die Anmeldedaten (Benützername, Passwort, Server: sametime-community.uzh.ch) werden in den Benutzervorgaben unter Sametime > Server-Community abgespeichert (Abb. 2). Dort können sie, im Falle von Anmeldeproblemen, mit der Schaltfläche Benützer zurücksetzen, gelöscht werden (Abb. 1, rechts).

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Abb. 1: Anmeldung und Anmeldungsrücksetzung
            (Zur Bildvergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken)
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Zoom (JPG, 2944 KB)
Abb. 2: Anmeldedaten in den Benutzervorgaben
            (Zur Bildvergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken)

Einmal beim Server angemeldet, kann sich der Benützer anderen Benützern mit dem Kommunikationsstatus "Verfügbar", "Abwesend", "In einer Besprechung" oder "Bitte nicht stören" präsentieren. Der Status ist über die Dropdown-Liste des An-/Abmelden-Befehls in der Sametime-Menüleiste setzbar. Inaktive Benützer sind am gelben Rhombus-Symbol erkennbar. Nicht-Angemeldete sind ausgegraut.

Auch Gruppen sind der Kontaktliste hinzufügbar. Der Unterschied zwischen einer persönlichen und öffentlichen Gruppe liegt in der freien Kontaktezusammenstellung. In der persönlichen Gruppe wählt der Benutzer die Mitglieder selber aus, in der öffentlichen Gruppe sind sie durch den Systemadministrator vorgegeben.


2.) Videokonferenz führen


F: Wie funktioniert die Videokonferenz?


A: Mit der Videokonferenzfunktion können Sie den Gesprächspartner während der Kommunikation sehen. Dazu müssen Sie zuerst in den Vorgaben Angaben zu Ihrem Mikrofon, Lautsprecher, Rufton und der Kamera machen:

  • Schaltfläche Mehr > Vorgaben in der Aktionsleiste anklicken oder ...
  • Menübefehl Datei > Vorgaben (Mac: IBM Notes > Einstellungen) danach ...
  • Abschnitt Sametime > Telefonie, Video und Audio öffnen / wählen (Abb. 1).
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Abb. 1: Sametime-Vorgaben: Telefonie, Audio und Video

Sollte auf Mac-Rechnern die Kamera in den Notes-Einstellungen nicht auswählbar sein ...
-> das Gesichtserkennungsprogramm FaceTime starten und die Kamera ist wieder auswählbar.

Wurde ....

  • die Voragabenkonfiguration (Mikrofon, Lautsprecher, Rufton, Kamera) ordnungsgemäss durchgeführt und ...
  • ist Ihr Gesprächsteilnehmer im Sametime nicht abgemeldet, erscheinen beim Kontakt ...
  • im Kontextmenü Videotelefonkonferenz und in der Schnellstartleiste das Videokamerasymbol aktiv (Abb. 2).

Sie können anrufen.

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Abb.2: Anrufer (links): Kontextmenü & Schnellstartsymbol (Win) - Angerufene (rechts): Annahme-Dialogbox (Mac)

Der Empfänger wird zur Kommunikationsannahme aufgefordert und die Videokonferenz beginnt. Im Bildzentrum des Konferenzfensters sehen Sie den Kommunikationspartner, sich selber im kleinen Bild links unten (Abb. 3).

N9_Sametime_Server_Authentifizierung.jpg
                                              Abb.3: Konferenzfenster (Beispielbild)

Hinweis:

  • Sollten Sie während des Anrufaufbaus eine Meldung erhalten der Art Der Anruf wurde aufgrund eines Wählfehlers nicht ausgeführt, kontrollieren Sie bitte, ob Sie im Hintergrund nicht noch weitere Videokonferenzfenster offen haben (ev. auch den Audiorecorder).

3.) Videokonferenz: Kein Bild (schwarz / weiss)


F: Wieso kann ich kein Bild "empfangen"?


A: Wenn das Konferenzfenster erschienen ist, Sie jedoch nur ein schwarzes oder weisses Bild sehen, handelt es sich höchstwahrscheinlich um ein Darstellungs- oder Empfangsproblem. Versuchen Sie...

  • den Fensterrahmen mit der Maus zu vergrössern/verkleinern,
  • ein paar zusätzliche Sekunden für die vollständige Bildübertragung abzuwarten,
  • zu kontrollieren, ob die Kameralinse nicht zugedeckt ist,
  • einen Notes-Neustart durchzuführen und den Kommunikationspartner neu einzuladen.
N9_Sametime_Videokonferenz
  Abb.: Kein Bild (links) und weisses Bild (rechts)

4.) Screenshots


F: Kann man mit Sametime Screenshots erstellen und senden?


A: Ja! Klicken Sie dazu im Sametime-Schnellstartmenü auf die Schaltfläche ...

  • Mehr > Teil des Bildschirms aufzeichnen.
N9_Sametime_Screenshot
  Abb.: Screenshot (Bildschirmfoto) erstellen (links) und bearbeiten (rechts)
  • Nach der Bilderzeugung erscheint das Screenshotwerkzeugsfenster zur Weiterverarbeitung des Bildes
    (Linien / Pfeile zeichnen, kopieren, speichern, drucken).
  • Die Screenshotfunktion ist auf allen Betriebssytemen gleich. Man muss sich keine betriebssystemspezifischen Tastenkombinationen dazu merken.

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  Suche

1.) Suchvarianten


F: Welche Suchmöglichkeiten existieren?


A: Es gibt vier verschiedene Suchmöglichkeiten:

1.) Schnellsuche:

Anfangsbuchstaben des Suchwortes direkt in Tastatur eingeben
-> Resultat: Mauszeiger springt zum ersten Suchresultat

  • Tip: Vorgängig Ansicht nach Alphabet sortieren.
  • Nicht jede Ansichtsspalte ist für die Schnellsuche geeignet (alphabetisch sortierbar); z.B. die Datums- oder Grössenspalte.
  • Die Schnellsuche kann in verschieden Ansichten eingesetzt werden (Kalender, Kontakte etc.)

2.) Einfachsuche:

Menübefehl Bearbeiten > Suchen/Ersetzen
-> Resultat: Mauszeiger springt durch Betätigung der Weitersuchen-Schaltfläche von Suchresultat zu Suchresultat.

Suchoptionen:

  • Akzente beachten: Jegliche Zeichen mit Akzent, auch diakritische Zeichen wie z.B. ã, â oder ä, werden berücksichtigt.
  • Ganze Wörter: Suchwort "einen" findet exaktes Wort "einen" und nicht Wortteil (z.B. "meinen").
  • Mehrere Suchwörter: Die Reihenfolge wird immer eingehalten, egal ob diese Option aktiviert oder deaktiviert ist. "WG: Re:" liefert "WG: Re:" und nie "Re: WG:" zurück.
  • Diakritische Zeichen ignorieren: Diese Option ist momentan wirkungslos (gemäss unseren Tests werden diakritische Zeichen wie ã, ä oder â trotz Aktivierung dieser Option gefunden.)

3.) Gesamtsuche:

Suchfeld (Lupensymbol) rechts oben in der schwarzen Symbolleiste
-> Resultat: Ergebnisliste im Übersichtsfenster (separates Register), plus weitere Suchworte im Navigationsfenster

Suchoptionen:

  • Internet-Suche (Google, Yahoo)
  • Windows-Suche (Suche in Windows-Verzeichnissen)
  • Letzte Suche (gespeicherte Suchergebnisse)
  • Domänen-, Personen-, Anwendungssuche

4.) Volltextsuche:

Menübefehl Ansicht > In dieser Ansicht suchen
-> Resultat: Ergebnisliste im Übersichtsfenster (kein separates Register)

N9_Suche_Varianten
  Abb.: Vier Suchvarianten

2.) Volltext-Suche


F: Was ist die Volltext-Suche genau?


A: Mit der Volltextsuche haben Sie die Möglichkeit, durch Anwendungsindizierung den Suchprozess zu beschleunigen und die Suchanfrage zu präzisieren. Bei der Indizierung wird im Hintergrund eine separate Tabelle (Datei) mit vorsortierten Wörtern erstellt. Ob Ihre Anwendung indiziert ist, erkennen Sie am Punkt rechts oben neben der "Suchen" Schaltfläche (Abb. 1). Grün heisst indiziert, rot nicht indiziert. Bei rotem Punkt können Sie mit der Schaltfläche Index erstellen (Abb. rechts unten) eine neue lokale Indexdatei erstellen. Bei grünem Punkt die Indexdatei aktualisieren. Zum Starten der Suche führen Sie bitte folgende Schritte aus:

Volltext-Suchfeld anzeigen: Menübefehl Ansicht > In dieser Ansicht suchen
Suche verfeinern: Auf Knopf mit nach unten zeigenden Pfeilspitzen klicken, Bedingungen angeben und Optionen bestimmen (Abb.).
Suche starten: Suchtext eingeben > Suchen-Schaltfläche oder Eingabetaste (engl. "Enter") drücken.
Ergebnisliste löschen: Nach der Ergebnislieferung erscheint die Schaltfläche Ergebnisliste löschen rechts neben der "Suchen"-Schaltfläche (Abb.).
N9_Suche_Volltextsuche
Zoom
Abb.: Indizierte Volltextsuche im Eingangsorder
(Zur Bildvergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken)
 

Bedingungen:

Schaltfläche Beschreibung
Datum: Erstellungs- oder Änderungsdatum und Zeitraum angeben (z.B. "am", "nach dem", "zwischen" etc.).
Siehe auch (1) unter Hinweise (ganz unten).
Autor: Suche nach Dokumenten, bei welchen die angegebenen Personen als letzte Bearbeiter geführt werden.
Siehe auch (2) unter Hinweise (ganz unten).
Feld: Zu durchsuchendes Feld und (durch Komma getrennte) Suchbegriff(e) angeben.
Maske: Nur nach Dokumenten mit bestimmtem Aussehen (Ansichten) suchen.
Z.B. nach Antworten, Antworten mit Protokoll und Anhang, Kalendereinträgen oder Aufgaben.
Mehrere Wörter: Ein oder mehrere Begriffe angeben, nach denen die Dokumente durchsucht werden sollen.
Beispielmaske: Suchbegriffe direkt in zu durchsuchende Ansichtsfelder eingeben.
 

Optionen:

1.) Mit Wortvarianten
Suche nach... Schwimmender schwi schwim schwime schwimm, schwimme Produkt
findet... schwimmend - Schwimmer Schwimmer schwimme, Schwimmer Produkte, Produktion
nicht jedoch... Schwimmanzug, Schwimmerl, schwimmep, schwimmbar, schwimmest, schwimmen  
Produkten, Produktivität, Produktbeschreibung, produzieren
2.) Unscharfe Suche
Suche nach... Benutzer Benutzeranforderung Kommunikation Kaliforrnien (falsche Schreibweise)
findet... Benutzerdienste Benützeranforderung,
Benutzer hat Anforderung
kommunikativ, Kommuni-kation Kalifornien (richtige Schreibweise)
3.) In Ergebnissen suchen
Nach Abschluss des ersten Suchganges ist diese Option aktivierbar.
(Bsp.: Im ersten Durchgang nach "Wiki", im zweiten nach "Passwort" suchen.)
4.) Ergebnissortierung
"Nach Relevanz" (Anzahl Begriffsübereinstimmungen) / "erster oder letzter Änderung" /
(Sortier-) "Reihenfolge beibehalten" / "alle Dokumente anzeigen" (wobei Treffer blau hervorgehoben werden)
Hinweise:
  • Im Papierkorb wird nicht gesucht.
  • Zur Suche von Teilwörtern in beliebigen Wörtern verwenden Sie bitte das Stern-Platzhaltersymbol ' * ' .
    Bsp. 1: *lein findet klein, allein, Büchlein, Bsp. 2: *lein* findet kleinen, Madeleine.
  • Zur Suche von mehreren (Teil-) Wörtern in der exakt eingegebenen Reihenfolge verwenden Sie bitte das doppelte Anführungszeichen ' " '. Bsp.: "Bewerbung in" findet "...Sie müssen die Bewerbung in einem Brief abschicken ..."
  • Die drei Knöpfe Suche speichern, Suche laden und Max. Suchergebnisse werden an der UZH nicht unterstützt (Abb.).
  • Zur Vermeidung von unvollständigen Suchergebnissen, warten Sie bitte die Indexerstellung bis zum Ende ab.
  • Zur Vermeidung der Anzeige aller Dokumente in der Ergebnisliste, wählen Sie bei der Ergebnissortierung z.B. Reihenfolge beibehalten (Abb.) und nicht Alle Dokumente anzeigen.
  • Suchen in anderen Mailboxen / Kalendern erfordert Mailzugriffsrechte. Kalenderzugriffsreche allein genügen nicht.

3.) Volltext-Suche mit Datumsbedingung


F: Welche Dokumenteigenschaften werden überprüft?


A: Je nachdem, ob nach Erstellungs- oder Änderungsdatum gesucht wird, werden folgende Dokumenteigenschaften (Felder) überprüft:

  • Erstellungsdatum: "Erstellt (Ursprünglich)"
    -> technisch: Dokumentfeld [$Created]
    -> praktisch: Nach Headerfeld [_CreationDate] suchen
  • Änderungsdatum: "Geändert (Ursprünglich)"
    -> technisch: Dokumentfeld [$Revisions]
    -> Nach Felder [PostedDate], [_RevisionDate] suchen
        Bsp: [PostedDate]=14.04.2013
N9_Suche_Dokumenteigenschaften
  Abb.: Dokumenteigenschaften

Hinweise:

  • Die Spalte Datum in der Mailansicht zeigt die Dokumenteigenschaft Hinzugefügt (In dieser Datei) an.
  • Ein Dokument enthält immer entwicklerdefinierte und automatisch generierte Felder. Die meisten von Domino generierten Felder beginnen mit einem Dollarzeichen ($). (Header-) Felder, die auf dem Weg vom Absender zum Empfänger hinzugefügt werden, beginnen mit einem Unterstrich (_)

4.) Volltext-Suche mit Autorenbedingung


F: Welche Dokumenteigenschaft wird überprüft?


A: Es wird NICHT nach Absender, sondern nach zuletzt bearbeitenden Personen gesucht. Jedes Dokument führt im Hintergrund eine Liste (techn.: Feld [$UpdatedBy]) von das Dokument zuletzt speichernden / ändernden Personen (o. Servern) mit sich. Der erste (oberste) Eintrag repräsentiert den Dokumentersteller, der letzte (unterste), die zuletzt an einem Dokument arbeitende Person.

N9_Suche_Autor_UpdatedBy
  Abb. 1: Nach Autor suchen

Um nach dem Absender (techn.: Feld [From]) zu suchen, schreiben Sie entweder von Hand ins Suchfeld ...

  • [From] CONTAINS GesuchterName (oder Emailadresse)

oder markieren in der Ansicht eine Mail von der gewünschten Person und klicken im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf Suchen > Vom Absender. Folglich wird der Suchtext automatisch in das Suchfeld eingefügt.

N9_Suche_Absender_From
  Abb. 2: Nach Absender suchen

5.) Volltext-Suche mit Wortvarianten


F: Nach welcher Logik funktioniert die Suche mit Wortvarianten?


A: Die Suche mit Wortvarianten sucht nach gleichen Zeichenketten gleicher Bedeutung. Das heisst, nach durch Präfixe und Suffixe entstehende Abwandlungen des Grundbegriffes (Eingabewortes).

Hinweis:

  • Option "Ergebnissortierung" -> bevorzugt "Nach Relevanz" einstellen.
  • Die Suchbeispiele in der deutschsprachigen IBM-Dokumentation konnten nicht reproduziert werden. Ob das an der englisch-deutschen Maschinenübersetzung oder etwas anderem liegt, kann (noch) nicht eindeutig geklärt werden.

6.) Volltext-Suche 'Unscharfe Suche' (Fuzzy Logic)


F: Welche Logik verbirgt sich hinter der unscharfen Suche?


A: Die unscharfe Suche sucht nach gleichen Zeichenketten ungleicher Bedeutung. Das ist nützlich bei Tippfehlern oder ungenauen Scanergebnissen, weil diese durch eine Suche mit Platzhaltern nicht gefunden werden können. Das im Suchfeld eingegebene Wort (EW) soll exakt oder mindestens prozentual davon (PW) im Suchresultat (RW) wiedergefunden werden.

  • ~ Formel: Gesuchtes EW oder PW ergibt RW (= PW + Suffixe)
  • Prozentzahl bezieht sich auf die Buchstabenanzahl (Länge) des Eingabewortes, nicht des Ergebniswortes.
  • Der Suchtext mit dem Operator MATCHINGLEVEL (grossgeschrieben) und dem Prozentsatz XX lautet:

MATCHINGLEVEL XX Eingabewort

  • Defaultmässig wird bei der Suche mit 75%-iger Genauigkeit gesucht.
  • XX soll eine (Prozent-) Zahl zwischen 5 und 95 sein.
  • Bsp.: MATCHINGLEVEL 75 1234 -> findet 123, 1234, 1234567
  • MATCHINGLEVEL 90 Fussballer -> Fussballe, Fussballer, Fussballerbein
  • MATCHINGLEVEL 100 -> exaktes Wort, 0 -> keine Übereinstimmung
  • Basiswort (BW) muss mind. 3 Zeichen lang sein und fängt von links des Eingabewortes an.
  • Geeignet für lange Wörter (schlecht: MATCHINGLEVEL 40 Peter -> Pe)
  • Der erste Buchstabe des Eingabewortes muss immer korrekt sein.
  • Inkorrekte Doppelbuchstaben werden erkannt

7.) Volltext-Suche in Anhängen


F: Werden bei der Suche die Anhänge mitdurchsucht?


A: Ja. Anhänge werden automatisch mitdurchsucht. Zwei Punkte sind dabei zu beachten:

  • Sucht man feldweise, muss nach dem Feld $FILE gesucht werden (von Hand "[$FILE] CONTAINS ..." eingeben), und nicht nach dem Feld BODY.
  • Während der Indexerstellung muss die Option Angehängte Dateien indizieren aktiviert worden sein.
    (PS: Einen Index neu erstellen können Sie nur bei nicht indizierten Anwendungen. Beispielsweise erscheint nach dem Anlegen einer neu erstellten lokalen Kopie rechts neben dem Suchfeld der Volltextsuche der kleine Kreis rot und untendran die Schaltfläche "Index erstellen" aktiviert.)
N9_Suche_Volltextindex_erstellen
  Abb.: Anhänge mitindizieren beim Erstellen eines Indexes

8.) Suche mit Web- / Notes-Abfragesyntax


F: Wir funktioniert die Web- / Notes-Abfragesyntax?


A: Wird nach mehreren Begriffen gesucht, enthalten die gefundenen Dokumente die Suchwörter nicht in der eingegebenen Reihenfolge. Dies entspricht der Suche mit Websyntax. Bei der Suche mit Notes-Syntax wird die Eingabereihenfolge mitberücksichtigt. Die Einstellung dazu finden Sie in den Vorgaben unter:

  • Notes-Client-Basiskonfiguration > Notes-Abfragsyntax verwenden
  • Standardmässig wird die Websyntax verwendet.
  • Vereinzelte Abfragen mit Notes-Syntax ohne Vorgabenumstellung:
    Dem ersten Wort einen Schrägstrich '/' voranstellen. Bsp.: /bring es