Leitfaden Microsoft 365 Lizenzvergabe - Stand bis 16. April 2021

Nachfolgend wird erläutert, welche Personen (UZH Angehörige und Externe) Anspruch auf eine O365-Lizenz haben und wie die Vergabe derselbigen erfolgt. Der Leitfaden soll bezüglich O365-Lizenzvergabe Klarheit schaffen.

Übersicht

  Mitarbeitende   Studierende   Externe *2   Gäste
  Angestellt an der UZH, unabhängig von Pensum und Art der Anstellung   Eingeschrieben an der UZH, ausser Auditoren sowie DAS/CAS-Studierende   Externe, die im Auftrag und im Namen der UZH arbeiten (keine andere Nutzung der Lizenzen)   Alle, die zu keiner der anderen Gruppen gehören
Microsoft 365 A1 Automatische Lizenzzuordnung   Automatische Lizenzzuordnung   Manuelle Lizenzzuordnung   Nicht erlaubt
Microsoft 365 A3 *1 Automatische Lizenzzuordnung   Automatische Lizenzzuordnung   Nicht erlaubt   Nicht erlaubt
Visio Plan 2 Manuelle Lizenzzuordnung   Nicht erlaubt   Nicht erlaubt   Nicht erlaubt
Project Plan 3 Manuelle Lizenzzuordnung   Nicht erlaubt   Nicht erlaubt   Nicht erlaubt
Kundenlockbox Manuelle Lizenzzuordung, vorgängige Anfrage bei mslicensing@zi.uzh.ch   Nicht erlaubt   Nicht erlaubt   Nicht erlaubt
Andere Pläne, AddOns Manuelle Lizenzzuordung, vorgängige Anfrage bei mslicensing@zi.uzh.ch   Manuelle Lizenzzuordung, vorgängige Anfrage bei mslicensing@zi.uzh.ch   Manuelle Lizenzzuordung, vorgängige Anfrage bei mslicensing@zi.uzh.ch   Nicht erlaubt
*1  Über den aktuellen SWITCH-Rahmenvertrag (bis Februar 2021) sind A1-Lizenzen mit AddOn Office 365 ProPlus lizenziert. Diese Kombination hat geringe Einschränkungen verglichen mit einem reinen A3.
*2  Für die Freischaltung ist eine UZH ID im Identity Management mit AD-Account und E-Mail-Kollaboration-Account notwendig.

Die Lizenzbeschaffung erfolgt zentral über die Zentrale Informatik (Abteilung IT-Infrastruktur), die Lizenzzuordnung erfolgt im Active Directory automatisch (Automatische Lizenzzuordnung) oder manuell durch die IT-Verantwortlichen (Manuelle Lizenzzuordnung|Manuelle Lizenzzuordung, vorgängige Anfrage bei mslicensing@zi.uzh.ch). Andere Pläne und Add-Ons müssen vorher von den IT-Verantwortlichen bei mslicensing@zi.uzh.ch angefragt werden (Manuelle Lizenzzuordung, vorgängige Anfrage bei mslicensing@zi.uzh.ch). Die Kosten für manuell zugeordnete Lizenzen werden den Instituten verrechnet. Die sonstige Vergabe von Lizenzen ist nicht erlaubt (Nicht erlaubt).

Wer kann eine O365-Lizenz der UZH erhalten?

Eine O365-Lizenz der UZH erhalten nachfolgende Gruppen:

  • Studierende (eingeschrieben an der UZH)
  • Mitarbeitende (angestellt an der UZH, unabhängig von Pensum und Art der Anstellung)
  • Externe, die im Auftrag und im Namen der UZH arbeiten (alle anderen Nutzungen ausgenommen)

Wer erhält keine O365-Lizenz von der UZH? (Stand 2. April 2020)

  • Auditoren
  • DAS/CAS-Studierende

Weiterführende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Externen, die nicht berechtigt sind für eine O365-Lizenz der UZH

  • Externe, die bereits ein O365-Account haben, können mit der UZH kollaborieren, sofern ihre Organisation Federation zulässt (falls Teams/Skype for Business "gegen aussen" offen ist)
  • Externe können auch als Gast eingeladen werden. Der Einladungslink kann mehrmals verwendet werden.
     - Sofern sie über ein Microsoft-Konto verfügen, erfolgt das Login über dieses Konto.
     - Wenn sie kein Microsoft-Konto besitzen, wird ihnen ein Zugangscode an ihre E-Mail Adresse geschickt. (siehe Videoanleitung einsehbar nur für UZH Angehörige)
  • Nutzende, die noch keine O365-Lizenz haben, können sich eine O365-Lizenz über ihre private E-Mail Adresse auf https://office.com beschaffen und in der Folge als Gast teilnehmen.

Prozess zur Vergabe von O365-Lizenzen für Studierende und Mitarbeitende

  • Die Zuweisung von O365-Lizenzen für Studierende und Mitarbeitende an der UZH erfolgt automatisch auf Basis der Erfassung in den SAP-Systemen. (analog "onboarding E-Mail" der Zentralen Informatik)

Prozess zur Vergabe von Visio und Project Lizenzen

Visio und Project bieten wir ausschliesslich Mitarbeitenden der UZH an (welche als Mitarbeitende in SAP geführt sind).

  • ZDU: Bestellung über eOrder Webshop
  • Institute: Anlaufstelle sind die jeweiligen IT-Verantwortlichen der Institute

Prozess zur Vergabe von O365-Lizenzen an Externe

Für die Zuweisung einer O365-Lizenz ist eine UZH ID im Identity Management mit AD-Account und E-Mail-Kollaboration-Account notwendig. Lizenzen für Externe sind immer über die jeweiligen IT-Verantwortlichen anzufragen. Die IT-Verantwortlichen sind für die konforme Vergabe sowie für die entstehenden Kosten zuständig. Hierbei unterscheiden wir zwischen Externe mit einem Lehrauftrag und anderen externen Mitarbeitenden. Letztere erhalten nur die Online Produkte für die Zusammenarbeit mit der UZH.

  • ZDU: Bestellung über eOrder Webshop
  • Institute: Anlaufstelle sind die jeweiligen IT-Verantwortlichen der Institute

 

Die O365 Lizenzbeschaffung erfolgt zentral über die Zentrale Informatik (IT-Infrastruktur), die Lizenzzuordnung erfolgt im Active Directory durch die IT-Verantwortlichen. Die Kosten für Lizenzen an Externe werden den Instituten verrechnet. Bei lizenztechnischen Unsicherheiten können sich die IT-Verantwortlichen an mslicensing@zi.uzh.ch wenden.