Online-Meeting planen

Beschreibung

Über folgendes Formular ("Anmelden"-Button unten) können Sie in MS-Teams Online-Meetings unabhängig von bestehenden Teams und Kanälen planen. So erhalten Sie für jedes Meeting einen individuellen Link, welchen Sie z.B. per E-Mail oder Kalendereinladungen (z.B. HCL Notes) verschicken können.

Neu können auch Teilnehmer ohne ein eigenes Microsoft-Konto (sogen. Anonyme Teilnehmer) an Teams-Meetings teilnehmen ohne zuvor als Gast in ein Team aufgenommen zu werden. Diese Anonymen Teilnehmer müssen jedoch immer im Wartebereich warten, bis sie zum Meeting zugelassen werden. Da sich Anonyme Teilnehmer nicht über verifizierte E-Mailadressen anmelden, muss deren Identität durch die Internen Teilnehmer beim Einlass selbständig überprüft werden.

Beispiel-Link:

Beispiel Link

Gültigkeit der Meetings / Nutzung für wiederkehrende Meetings

Grundsätzlich funktionieren die Meetings ab dem Zeitpunkt der Erstellung und können beliebig oft gestartet werden. 60 Tage nach dem im Formular genannten Termin bzw. nach der letzten Nutzung verlieren die Meeting-Links ihre Gültigkeit. Bei regelmässiger Nutzung verlieren die Links also nie ihre Gültigkeit. Bitte beachten Sie, dass bei mehrfacher Nutzung eines Links der Chatverlauf und die Meeting-Aufzeichnungen der vorherigen Nutzungen für alle Teilnehmer sichtbar sind.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für die Planung von Teams-Meetings über dieses Formular wird nur ein Office 365 Konto der UZH benötigt. Ein bestehendes MS-Teams Team oder Kanal wird nicht benötigt. Die Nutzung dieses Formulars mit Gast-Konten ist nicht möglich.

Microsoft Teams Meetings laufen direkt in den Browsern Microsoft Edge und Google Chrome ohne zusätzliche Installation. Bei Anmeldeproblemen hilft i.d.R. die Verwendung eines privaten/inkognito Browserfensters. Für Präsentierende empfehlen wir jedoch die lokale Installation von MS-Teams.

Die Ersteller von Meetings werden automatisch zu Meeting-Organisatoren.

In den Besprechungsoptionen können die Meeting-Organisatoren die Teilnehme ohne den Wartebereich sowie die Präsentationsrechte einschränken.

Bedeutung der Auswahlmöglichkeiten für den Wartebereich:

  • Nur ich
  • = Jeder andere Teilnehmer muss in der Lobby warten, bis er hereingelassen wird
  • Personen in meiner Organisation
    = Teams Benutzer mit UZH-Konto (ohne Gäste)
  • Personen in meiner Organisation und vertrauenswürdige Organisationen= Aufgrund von UZH-weiten Sicherheitseinstellungen ist diese Einstellung analog "Personen in meiner Organisation" beschränkt
  • Jeder
    = Aufgrund von UZH-weiten Sicherheitseinstellungen ist diese Einstellung analog "Personen in meiner Organisation" beschränkt

Meeting-Aufzeichnungen werden automatisch im OneDrive der Organisatoren gespeichert und im Meeting-Chat verlinkt. Eine Löschung der Aufzeichnungen ist im OneDrive möglich.