FAQ Umstellung

Diese Seiten sind veraltet. Bitte benutzen sie folgenden Link um aktuelle Informationen zu Office365 zu erhalten: https://www.zi.uzh.ch/de/support/Outlook-und-Kollaboration-Office-365.html

F: Wie finde ich mein neues Webmail nach der Umstellung?

A: Das neue Webmail ist am Morgen nach Ihrem Umstellungstag über https://outlook.office.com erreichbar. (Mit der Eingabe von "office.com" in der URL-Zeile wird die Portalseite Ihres Microsoft 365-Accounts geöffnet)

F: Erfahre ich einen Unterbruch im Mail-Service?

A: Im Grunde gibt es keinen Unterbruch. Doch um die sehr knappe Zeit der ersten Nacht der Datenmigration nicht zusätzlich zu belasten, ist in dieser Zeit auf den Mailboxzugriff zu verzichten. Das heisst, ab 20:00Uhr des Umschaltungstags bis zu Arbeitsbeginn am nächsten Morgen.

F: Ist der Umschaltungszeitpunkt frei wählbar?

A: Nein. Wir wollen die Umschaltungsdauer so kurz wie möglich halten. Dies bedingt, dass die Datenmigrationsroboter absolut optimal ausgelastet sind, was wiederum einen möglichst perfekten Mix von grossen, normalen und kleinen Mailboxen voraussetzt. Die Möglichkeit einer Verschiebung oder individuellen Planung des Umschaltungszeitpunkts wurde zugunsten der kurzen Durchlaufzeit verworfen.

F: Muss ich zum Umschaltungszeitpunkt aktiv in der UZH sein?

A: Die Daten-Migration kann ohne Ihr Zutun erfolgreich durchgeführt werden. Bei Ihrer Rückkehr in die UZH erwartet Sie dann die neue Mailbox.

F: Bekomme ich eine neue E-Mailadresse?

A: Nein, Ihre E-Mailadresse(n) bleiben unverändert.

F: Welche Daten werden übernommen?

A: Grundsätzlich werden alle Daten Ihres bestehenden Notes-Postfaches automatisiert in Ihr neues Microsoft 365 (Outlook)-Postfach kopiert (Datenmigration). Es gibt jedoch einige technische Limitationen, wie zum Beispiel verschlüsselte Mails. Erfahren Sie dazu mehr auf dieser SharePoint-Seite https://t.uzh.ch/1el .

F: Wann genau werde ich umgeschaltet?

A: Der effektive Umschaltzeitpunkt wird Ihnen 14 Tage im Voraus mittels persönlicher E-Mail kommuniziert. Einen entsprechenden aktuellen Plan finden Sie auf unserer Sharepoint-Seite "Umschaltung mit Daten-Migration". Eine Grundübersicht liefert folgende Tabelle:

  Studierende Andere / Sonst.
Mitarbeitende
Mitarbeitende (inkl. Studierende) & Professuren Unpersönliche
Mailboxen
Ausführung Ohne öffentlich-rechtliche Anstellung Ohne öffentlich-rechtliche Anstellung Mit öffentlich-rechtlicher Anstellung Abteilungs- / Themen-Mailboxen, techn. Mailboxen
Termin / Zeitraum 01. Okt 2021 10. Jan 2022 15. Nov 2021 -
31. Mai 2022
01. März 2022 -
31. Mai 2022
Standard Migrations-methode Ohne Datenmigration Ohne Datenmigration Mit Datenmigration Mit Datenmigration
Optionen Opt-In: Wechsel auf Methode mit Datenmigration bis 28.09.2021 möglich. Ausführung nach dem 01.04.2022 Opt-In: Wechsel auf Methode mit Datenmigration möglich. Ausführung nach dem 01.04.2022    

F: Wann kommen Personen mit Mehrfachanstellung an die Reihe?

A: Bei Mehrfachanstellungen erfolgt die Zuteilung in die jeweilige Umstellungsgruppe wie folgt: Professuren vor Mittelbau vor ATP.

F: Kann ich auf meine Daten im HCL Notes auch nach der Umstellung noch zugreifen?

A: Ja, dies ist bis 4 Wochen nach der erfolgreichen Umschaltung und Datenmigration möglich. Jedoch können Sie dort Ihre Daten nur noch einsehen (read-only).

F: Wie lange dauert die Datenmigration?

A: Die Migration aller Daten sollte (auch bei einer grossen Mailbox) innerhalb von 5 Tagen abgeschlossen sein. Riesige Mailboxen könnten einige Tage länger brauchen.

F: Welche Arbeitseinschränkungen erfahre ich nach der Umschaltung?

A: Nebst dem, dass ein neues Mail-System (z.B. Outlook) immer eine persönliche Anpassung bedingt, gibt es eine Einschränkung bei der Terminfindung mit Personen, deren Mail-System noch nicht umgeschaltet wurde. Das Projekt installiert eine Ko-Existenz-Umgebung welche die beiden unterschiedlichen Mail-Systeme miteinander verbindet und so diese Einschränkung massiv reduziert. Die Terminplanung muss direkt im Kalender-Objekt erfolgen («Free/Busy»-Darstellung). Systemfremde Kalender können nicht mehr geöffnet werden. Kalender von Personen, welche ebenfalls schon umgestellt wurden, können ganz normal geöffnet werden.

F: Wie kann ich nach der Umstellung auf meine (Notes-) Mail-Ins zugreifen?

A: Nach der Sperrung Ihrer persönlichen Mailbox auf dem Domino-Server sind etwelche von Ihnen erstellte Links auf Mail-Ins in Ihrem Navigationsverzeichnis nicht mehr verfügbar. (Siehe dazu  FAQ 32 "Andere Mailbox öffnen" und FAQ 19 "Schnellzugriff auf fremde Mailboxen" auf unseren Notes / iNotes-Supportseiten.)

  • Sofern Mailserver und Maildatei des Mail-Ins bekannt sind, ist ein Zugriff weiterhin via dem Notes-Client, Webmail und IMAP möglich. (IMAP mit Einschränkung; keine Synchronisation des Kalenders und der Ordner Sent / Drafts / Trash.). Server und Dateinamen sind ablesbar im Notes-Client in der Anwendung ...
         -> UZH Directory unter Configuration > Messaging > Mail-In Databases,
    im Webmail (vor der Sperrung) aus der URL des geöffneten Mail-Ins.
         -> Z.B. aus https://SERVER.uzh.ch/mail/FILE NAME/iNotes/Mail/?OpenDocument
         -> Z.B. aus https://idlmail08.uzh.ch/mail/_1_iberatu.nsf/iNotes/Mail/?OpenDocument
    Empfehlung: Rechtzeitig Lesezeichen auf URL setzen.
  • Nach der Sperrung können die Mail-In Angaben über unser behelfsmässiges online UZH Directory gefunden werden.

F: Ist in Outlook eine Weiterleitung nach einem nicht umgestellten (Notes) Mail-In einrichtbar?

A:Ja. Die Weiterleitung muss dazu an eine spezielle Mail-In E-Mailadresse der Form mailinname@notes.uzh.ch senden. Beim Mail-in 'ZI Mail Migration', beispielsweise, wäre das an zi_mail_migration@notes.uzh.ch. Es muss also der «Name» der Mailbox im Lokalteil stehen, desweiteren die Leerschläge mit «_» Bodenstrich ersetzt und als Domäne @notes.uzh.ch verwendet werden.

F: Verpasster OPT-In Termin: Umschaltung mit Datenmigration trotzdem möglich?

A: Der OPT-IN ist ein zeitlich sehr begrenztes Angebot. Eine Nachmeldung ist nicht möglich. Doch steht eine Anleitung für eine Selbst-Migration zur Verfügung - im FAQ-Bereich:  FAQ 10 "Mail und Mailordner von HCL Notes nach Microsoft 365 (Outlook)-Konto kopieren".

F: Wo finde ich Hilfe für das Erstellen von Outlook-Regeln?

A: Eine ganz gute Anleitung (mit Video) von Microsoft finden Sie auf der Microsoft Supportseite Regeln einrichten.

Sollten einmal E-Mails bei Ihnen im Spam-Ordner gelandet sein ...

  • Mit **-SPAM-** markierte E-Mails wurden von unseren Gateways gekennzeichnet und werden automatisch auf dem Server in den Spam-Ordner verschoben. Beinflussen können Benützer diese via Spammanager t.uzh.ch/profile (Spammanager).
  • Nicht markierte E-Mails wurden vermutlich von Outlook in den Spam-Ordner verschoben. Hier müssten Sie ihre Outlook Junk-E-Mail Einstellungen überprüfen.

F: Ich kann mich nicht Anmelden.

A: Für das Arbeiten mit der neuen Mailbox wird zusätzlich zu Ihrem bestehenden Login-Namen (E-Mail) und UZH-Passwort eine zweite Authentifizierung (Multifaktor-Authentifizierung, MFA) benötigt. Es handelt sich um das gleiche Vorgehen wie auf MS Teams. Die Authentifizierung können Sie prüfen, indem Sie diese (Portal-) URL aufrufen: https://portal.office.com. Eine Hilfestellung dazu finden Sie über folgende Links: Anmeldung bei MS 365 UZH oder Mutltifaktor-Authentifizierung. Bei Anmeldeproblemen wenden Sie sich bitte an den Service-Desk.

F: Wie kann ich mit dem Projektteam in Kontakt treten?

A: Die Kommunikationsplattform im Projekt ist MS Teams, welches auf dieser SharePoint-Seite verlinkt ist: https://t.uzh.ch/UZH365. Auf der SharePoint-Seite werden viele Informationen rund um das Projekt und die Plattform UZH365 publiziert.

F: Was bedeuten die ... @uzh.mail.onmicrosoft.com Emailadressen?

A: Bei den @uzh.mail.onmicrosoft.com Adressen handelt es sich um technische Adressen, die im Hintergrund der Systeme im Einsatz sind. Sie werden für die Kommunikation zwischen Notes und Outlook lediglich für die Dauer der Migrationen eingesetzt. Jeder umzustellende Notes-Benützer erhält eine solche @uzh.mail.onmicrosoft.com Weiterleitungsadresse, welche für jedes Microsoft-Konto automatisch angelegt wird und was die UZH nicht ändern kann.

  • Die Adresse ist in den Notes-Mailboxen bei den gesendeten Mails (Gesendet Ordner) und in einer speziellen Thunderbird-Konfiguration sichtbar. Zwei Beispiele:
1.) Noch nicht migrierte Nutzende schicken aus Notes ein E-Mail an migrierte Studierende.
     (Bei E-Mails an migrierte Mitarbeitende wird dies nicht so sein.)
2.) Migrierte Nutzende leiten nach der Migration zuvor gesendete E-Mails weiterhin aus Notes weiter.
  • Bei von migrierten Konten aus (Outlook) versendeten E-Mails ist die @uzh.mail.onmicrosoft.com Absenderadresse weder im Gesendet Ordner, noch beim Empfänger (Inbox) sichtbar.

Nach Abschluss des Projektes und erfolgter Migration (nach Exchange, Weiterleitung aus Notes deaktiviert) wird diese Adresse nicht mehr angezeigt und ist auch nach der Datenmigration in den gesendeten E-Mails nicht mehr sichtbar.

F: Wie sichere ich im Notes-Client E-Mails als pdf-Dateien?

A: Drucken Sie die Dateien aus. In Windows wählen Sie dabei den defaultmässig in Windows installierten Drucker (Treiber) 'Microsoft Print to PDF' aus, auf Mac-Rechnern die Druckeinstellung 'Als PDF sichern'.

       MAC Support: Sichern eines Dokuments als PDF-Datei auf dem Mac
Windows Support: How to Add or Reinstall the Microsoft PDF Printer (engl.)

Alternativ exportieren Sie einzelne E-Mails nach PDF-Dateien. Öffnen Sie dazu bitte das auszudruckende Dokument und klicken auf den Menübefehl Datei > Exportieren > Dropdown-Liste Format / Dateityp: PDF Document > Dokumentnamen und Speicherort angeben. (Es genügt nicht, die Datei lediglich in der Übersicht auszuwählen; die Formatauswahl 'PDF Document' erscheint dabei nicht.).

       HCL Support: Als PDF exportieren
                             Export to PDF (engl.)
                             Video: HCL Notes - Export any Mail Document as a PDF (engl.)

Hinweise:

  • Verwenden Sie, wenn möglich, die neuste Version 11 des Notes-Clients.
  • Bei älteren Versionen und/oder nicht installierten Fixpacks können Probleme in Kombination mit neueren Betriebsystemen auftreten. Beispielsweise erschien bei Notes 9 auf Mac 10.15.6 beim Drucken und nach Auswahl der Option 'Als PDF sichern', die Dialogbox zum Angeben des Dateinames und des Speicherortes nicht.

F: Wo sind meine verschlüsselten E-Mails?

A: Verschlüsselte E-Mails werden nicht migriert. Sie können Sie im Notes-Client gemäss dem Notes FAQ-Eintrag
     5.) Volltext-Suche nach verschlüsselten E-Mails (Abschnitt Suche)
identifizieren und gegebenenfalls als pdf-Datei abspeichern (oder ausdrucken).
Im iNotes (Webmail) gemäss der Anleitung im iNotes FAQ-Eintrag
     3.) Suche nach verschlüsselten E-Mails (Abschnitt Suche).

F: Kann ich aus Notes / iNotes verschlüsselte E-Mails an umgestellte Personen versenden?

A: Aus Notes nein, aus iNotes (Webmail) ja, aber der Inhalt wird beim Empfänger nicht angezeigt, sprich, die Notes-Verschlüsselung, z.B. in Outlook, nicht aufgelöst. Es erscheint die Meldung ...
     -> [Portions of this MIME document are encrypted with a Notes certificate and cannot be read.].
Bitten Sie den Absender, bei Bedarf, die E-Mail nochmals unverschlüsselt zu senden.

F: Wie werden die Räume migriert und erstellt?

A: Aktuell werden die Räume aller (Notes-) Institutsressourcendatenbanken durch die Zentrale Informatik (Gruppe "Microsoft Services") via einem Skript ins Active Directory übertragen. Das Verzeichnis wird noch vervollständigt. Am Ende sollten die Räume in Outlook bei der Erstellung der Besprechungseinladung ...

  • unter der Schaltfläche Ort und dem Adressbuch All Rooms (Suchoption Nur Name) oder ...
  • der Schaltfläche Raumsuche auffindbar sein.
  • Desweiteren im Terminplanungs-Assistent unter Räume hinzufügen resp. Raumsuche.

In "Outlook im Web" unter Personen (Kontakte) > All Rooms.

Versuchen IT-Verantwortliche mit der Notes Anwendung "UZH Management" einen neuen reservierbaren Raum zu erstellen, erhalten sie in der Anwendung die Meldung angezeigt, dass sie ein Ticket aufmachen sollen. Neue Räume erstellen kann neu nur die Zentrale Informatik.

F: Fehler beim Hinzufügen eines neuen (Exchange-) Kontos für @uzh.ch Adressen

A: Sollten Sie bereits früher (vor der Mailboxumstellung / Migration) auf Ihre UZH-Mailbox via Outlook zugegriffen haben (konfiguriert z.B. als MAPI- oder IMAP-Konto) und jetzt bei der Neukonfiguration Ihres UZH Kontos vom Typ Exchange Probleme erfahren (Konfigurationsabbruch oder Ferhlermeldung erscheint), erstellen Sie am besten ein neues Profil (siehe auch FAQ 16 "Profile" auf unserer FAQ Outlook Supportseite) und wählen dieses beim Programmstart aus.

Achtung! Die Löschung des alten Kontos führt theoretisch auch zum Erfolg, jedoch könnte dies ggf. zu einem Datenverlust führen (z.B. wenn in Outlook Aufgaben oder andere Funktionen genutzt wurden, welche nicht auf dem Notes Server gespeichert wurden.). Bitten Sie den IT-Verantwortlichen Ihres Instituts oder uns (Service Desk) um Unterstützung, sollten Sie Hilfe benötigen.