FAQ

Das E-Mailsystem der UZH wird von HCL Notes auf Microsoft 365 (Outlook) umgestellt. Die Informationen auf dieser Seite richten sich an Microsoft 365 Nutzende. Informationen zu HCL Notes finden Sie über folgenden Link.

E-Mail und Kollaboration

Limitationen während der Umstellung auf Microsoft 365 Outlook

In der Übergangszeit gelten technische Limitationen bei der Zusammenarbeit von Personen, welche schon mit Microsoft 365 Outlook arbeiten und den HCL Notes Nutzenden.

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N9_Symbol_Mail.jpg

  Mail

1.) Empfohlene Mail Clients


F: Mit welchen Email Clients soll an der UZH gearbeitet werden?


A: Das neue System Microsoft 365 Outlook muss aktuelle Sicherheitsanforderungen wie Multi Faktor Authentifizierung (MFA) erfüllen. Deshalb ist Outlook der neue Standard für E-Mail- und Kalender (Windows, Mac, Webmail). Andere moderne Programme wie Apple Mail und Thunderbird unterstützen diese Anforderungen auch, sind aber im Funktionsumfang teilweise eingeschränkt. Bei Problemen verwenden Sie bitte Outlook. .


2.) Hilfe finden


F: Wo finde ich am schnellsten Hilfe?


A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

  • das Fragezeichensymbol
FAQ_Outlook_Webmail_Hilfe
Zoom
Abb.: Suchen mit der Hilfefunktion
(Lupe zur Bildvergrösserung)

3.) Weiterleitung


F: Wie leite ich eine Nachricht automatisch auf eine andere Adresse um?


A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

  • Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
  • E-Mail > Weiterleitung > Checkbox Weiterleitung aktivieren
FAQ_Outlook_Webmail_Weiterleitung
Zoom (JPG, 91 KB)
Abb.: Einstellungen und Weiterleitung
         
(Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

     MS-Support: Weiterleiten von E-Mail-Nachrichten an ein anderes Konto in Outlook im Web


4.) Regeln


F: Wie kann ich eine Regel für eintreffende Emails setzen?


A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

  • Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
  • E-Mail > Regeln > Neue Regel hinzufügen
FAQ_Outlook_Webmail_OoO
Zoom (JPG, 142 KB)
Abb.: Regel erstellen
       
   (Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

     MS-Support: Verwenden von Posteingangsregeln in Outlook.com


5.) Junk-Mail


F: Wie kann ich eine Emailadresse oder Domain auf eine Black- oder Whitelist setzen?


A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

  • Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
  • E-Mail > Junk-E-Mail > Hinzufügen
FAQ_Outlook_Webmail_OoO
Zoom (JPG, 104 KB)
Abb.: Black- und Whitelist
      
    (Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

6.) Abwesenheitsmeldung


F: Wie kann ich eine Abwesenheitsmeldung setzen?


A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

  • Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
  • E-Mail > Automatische Antworten
FAQ_Outlook_Webmail_OoO
Zoom (JPG, 145 KB)
Abb.: Abwesenheitsmeldung setzen
         
(Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

     MS-Support: Senden automatischer Antworten (Abwesenheitsantworten) in Outlook im Web

Hinweise:

  • Beachten Sie bitte, dass ein Anfrager pro Agenten-Aktivierung immer nur eine einzige Abwesenheitsmeldung vom Abwesenden erhält.
  • Desweiteren, dass Notes-Benützer von Outlook als 'externe Personen' angeschaut würden, sprich in den Outlook-Einstellungen des Abwesenheitsagenten des Abwesenden die Checkbox 'Antworten an Personen ausserhalb Ihrer Organisation senden' aktiviert sein muss. Dies gilt, solange die beiden Systeme koexistieren, danach nicht mehr.

7.) Signatur


F: Wie kann ich eine Signatur erstellen?


A: Klicken Sie bitte oben rechts in der Symbolleiste auf ...

  • Einstellungen (Zahnradsymbol) > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen
  • E-Mail > Verfassen und Antworten
N9_Mail_Datum_gruppieren
Zoom (JPG, 124 KB)
Abb.: Signatur hinterlegen
         
(Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

     MS-Support:  Erstellen und Hinzufügen einer Email-Signatur in Outlook.com


8.) Suche


F: Wie kann ich nach Emails suchen?


A: Links vom Suchfeld wählen Sie die zu durchsuchenden Ordner aus, rechts vom Suchfeld die zu durchsuchenden Felder. Klicken Sie zuletzt auf die Schaltfläche "Suchen".

FAQ_Outlook_Webmail_Suche
Zoom
Abb.: Innerhalb Ordnern und Feldern suchen
         
(Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

9.) Multifaktor-Authentifizierung (MFA)


F: Was ist die Multifaktor-Authentifizierung (MFA)?


Siehe unsere Anleitung unter Microsoft 365 und   Multifaktor-Authentifizierung.

10.) Mail und Mailordner von HCL Notes nach Microsoft 365 (Outloook)-Konto kopieren (migrieren)


F: Wie kann ich den Inhalt meiner HCL Notes-Mailbox nach meinem Microsoft 365 (Outlook)-Konto migrieren?


A: Anbei finden Sie eine Anleitung Mail und Mailordner migrieren (PDF, 322 KB), wie Sie Ihre HCL Notes-Mailbox und Ihr Microsoft 365 (Outlook)-Konto in den Email-Clients Apple Mail, Outlook und Thunderbird einbinden und dann darin, via Copy & Paste, die Inhalte verschieben können.


11.) Apple Mail mit Exchange


F: Wie kann ich auf mein UZH Exchange-Konto mit Apple Mail zugreifen?


A: Bei der Kontokonfiguration in Apple Mail wählen Sie bitte als Kontotyp Exchange aus, melden sich mit Ihrem Shortname oder Ihrer primären Emailadresse bei Microsoft an und mit Ihrem Active Directory Passwort bei der Universität Zürich.

  1. Auf Plus-Symbol klicken.
  2. Option Exchange auswählen
  3. Auf Fortfahren klicken.
  4. Ihren Shortname im Feld [Name:] angeben.
  5. Ihre primäre UZH-Emailadresse im Feld [E-Mail-Adresse:] angeben.
  6. Auf Anmelden klicken.
  7. Auf Anmelden klicken bei der Anmeldung bei Microsoft.
  8. Anmeldung bei der UZH mittels primärer Emailadresse und Active Directory Passwort.
  9. Anmeldeanforderung bestätigen via Authenticator-App auf dem Mobilgerät.
  10. Auf Fertig klicken.
Eine bebilderte Anleitung finden Sie hier (PDF, 443 KB).

12.) IMAP-Clients (z.B. Thunderbird)


F: Wie kann ich mit einem IMAP-Client, zum Beispiel Thunderbird, auf meine UZH Emails zugreifen?


A: Bei der manuellen Einrichtung muss zunächst bei der Authentifizierung Automatisch erkennen gewählt werden.
Danach steht OAuth2 als Authentifizierungsmethode zur Verfügung.

Protokoll Hostname (Mailserver) Port Sicherheit Authentifizierungsmethode Benutzername
IMAP outlook.office365.com 993 SSL/TLS OAuth2 Emailadresse
Protokoll Hostname (Mailserver) Port Sicherheit Authentifizierungsmethode Benutzername
SMTP smtp.office365.com     587 STARTTLS OAuth2 Emailadresse

13.) Mobile Geräte


F: Wie kann ich mit meinem Mobilgerät auf mein UZH-Konto zugreifen?


A: Das ist sowohl via Outlook App, als auch nativen Apps möglich.

Apple Mail für iOS

Bei der Kontokonfiguration in Apple Mail für iOS wählen Sie bitte als Kontotyp Exchange aus, melden sich mit Ihrer primären Emailadresse bei Microsoft an und mit Ihrem Active Directory Passwort bei der Universität Zürich.

  1. Einstellungen öffnen.
  2. Auf Passwörter & Accounts klicken.
  3. Auf Account hinzufügen klicken.
  4. Als Kontotyp Microsoft Exchange auswählen.
  5. Primäre UZH-Emailadresse & Beschreibung angeben und auf Weiter klicken
  6. Auf Anmelden klicken bei der Anmeldung bei Microsoft.
  7. Anmeldung bei der UZH mittels primärer Emailadresse und Active Directory Passwort.
  8. Anmeldeanforderung bestätigen via Authenticator-App auf dem Mobilgerät.
  9. Auf Sichern klicken.
Eine bebilderte Anleitung finden Sie hier. (PDF, 634 KB)

14.) Zugriff auf Mail-Ins


F: Wie kann ich, nach der Umstellung auf Outlook, auf meine Mail-Ins zugreifen?


A: Nach der Sperrung Ihrer persönlichen Mailbox auf dem Domino-Server sind etwelche von Ihnen erstellte Links auf Mail-Ins in Ihrem Navigationsverzeichnis nicht mehr verfügbar. (Siehe dazu  FAQ 32 "Andere Mailbox öffnen" und FAQ 19 "Schnellzugriff auf fremde Mailboxen" auf unseren Notes / iNotes-Supportseiten.)

  • Sofern Mailserver und Maildatei des Mail-Ins bekannt sind, ist ein Zugriff weiterhin via dem Notes-Client, Webmail und IMAP möglich. (IMAP mit Einschränkung; keine Synchronisation des Kalenders und der Ordner Sent / Drafts / Trash.). Server und Dateinamen sind ablesbar im Notes-Client in der Anwendung ...
         -> UZH Directory unter Configuration > Messaging > Mail-In Databases,
    im Webmail (vor der Sperrung) aus der URL des geöffneten Mail-Ins.
         -> Z.B. aus https://SERVER.uzh.ch/mail/FILE NAME/iNotes/Mail/?OpenDocument
         -> Z.B. aus https://idlmail08.uzh.ch/mail/_1_iberatu.nsf/iNotes/Mail/?OpenDocument
    Empfehlung: Rechtzeitig Lesezeichen auf URL setzen.
  • Nach der Sperrung können die Mail-In Angaben über unser behelfsmässiges online UZH Directory gefunden werden.

15.) Ordner 'Gesendete Elemente'


F: Wieso werden meine gesendeten E-Mails nicht im Ordner 'Gesendete Elemente' (Outlook Desktop-Version) angezeigt?


A: Bitte überprüfen Sie in den Outlook Einstellungen Ihres Windows Desktop-Clients, ob folgende Checkboxen aktiviert sind:

  • Menübefehl Datei > Optionen > E-Mail > Abschnitt Nachrichten speichern
    > Weitergeleitete Nachrichten speichern.
  • Menübefehl Datei > Optionen > E-Mail > Abschnitt Nachrichten speichern
    > Nachrichtenkopien im Ordner 'Gesendete Elemente' speichern.
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Abb.: Weitergeleitete E-Mails und Nachrichtenkopien im Ordner 'Gesendete Elemente' speichern.
         
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)

Im Client Outlook im Web existieren diese Einstellungen nicht. Genausowenig in der Outlook Desktop-Version für Mac.


16.) Profile


F: Wie lege ich ein neues Profil in Outlook an?


A: Antworten zu den wichtigsten Fragen rund um das Thema Profil (Outlook Desktop-Version und Windows) finden Sie auf folgender Microsoft (MS) Supportseite:

     Übersicht über Outlook-E-Mail-Profile

Antworten zu spezifischen Fragen finden Sie auf folgenden MS Supportseiten:

     Erstellen eines Outlook-Profils
     Bearbeiten eines Profils
     Wechseln zu einem anderen Outlook-E-Mail-Profil

Eine bebilderte und UZH-spezifische Anleitung steht in der Datei ProfilAnlegenOutlookWin.pdf (PDF, 268 KB).
Kurz zusammengefasst:

  • Windows Start > Windows-System > Systemsteuerung (engl.: Control Panel) > (Kleine Symbole)
    > Mail (MS Outlook)(32-Bit) > Profile anzeigen > Hinzufügen > OK
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Abb.: Profil-Übersicht in den E-Mail-Einstellungen der Systemsteuerung.
         
(Zur Vergrösserung bitte auf rotes Lupensymbol links klicken.)

Eine Anleitung für Mac Betriebssysteme finden Sie unter ...

     Verwalten von Profilen oder Identitäten in Outlook für Mac

Hinweise:

  • Ein E-Mail-Profil besteht aus E-Mail-Konten, Datendateien und Informationen darüber, wo Ihre E-Mail gespeichert ist. Die Daten umfassen Regeln, Nachrichten, Kontakte, Kalender, Notizen, Aufgaben, Journale, Suchordner und andere Einstellungen.
  • Einmal erstellt, ist der Profilname nicht mehr änderbar, das Profil selbst, hingegen, schon.
  • Outlook E-Mail-Profile (Windows) werden in der Windows-Registrierung (registry) gespeichert. Beim Outlook-Start werden die Profilinformationen aus der Registrierung abgerufen.

17.) Standard E-Mailprogramm


F: Wie kann ich Outlook als Standard E-Mailprogramm festlegen?


A: Eine bebilderte Anleitung finden sie auf unserer Einsteigerseite Outlook als Standard-Mailprogramm.
    Kurz zusammengefasst:

  • Windows-Einstellungen (Zahnrad-Symbol) > Bereich Apps
    > Abschnitt Standard-Apps (linke Seite) > Standardeinstellungen nach App festlegen (rechts unten)
    > App Outlook suchen > Auf Schaltfläche Verwalten klicken
    > Ändern Sie alle Einträge, die nicht Outlook zugewiesen sind, ebenfalls zu Outlook.
       Klicken Sie dazu jeweils auf die Einträge und wählen im erscheinenden Menü Outlook aus.

Hinweis:

Arbeiten Sie noch mit dem Notes-Client, deaktivieren Sie bitte folgende zwei Checkboxen via ...
Menübefehl Datei > Vorgaben (Mac: HCL Notes > Einstellungen) > Mail > Internet:
  1. HCL Notes als mein Standard-E-Mail-Programm verwenden.
  2. Beim Start prüfen, ob HCL Notes als mein Standard-E-Mail-Programm eingestellt ist.

18.) Raumreservation


F: Wie kann ich einen Raum reservieren?


A: In Outlook können Sie während der Besprechungserstellung Räume und Ressourcen auf drei Arten reservieren:

  • Teilnehmer einladen > Menübefehl Adressbuch
  • Schaltfläche Ort > Adressbuch All Rooms > Suchoption: Nur Name > Suchfeld: Raum > Schaltfläche Räume > OK
  • (Teilnehmer einladen >) Schaltfläche Raumsuche > Gebäude: Raumliste auswählen > Konferenzräume: Raumauswahl

Dieselben drei Raumauswahl-Dialogboxen erhalten Sie im Terminplanungs-Assistenten mittels den Schaltflächen ...

  • Teilnehmer hinzufügen, Räume hinzufügen und Raumsuche.

In Outlook im Web existiert nur die Suchfunktion Mit Raumsuche suchen im Feld Ort.

FAQ_Outlook_Raumreservation
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Abb.: Raumreservationsmöglichkeiten
         
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)

Hinweise:

  • Achten Sie bitte darauf, die Räume als Raum (Feld Ort), und nicht als Erforderliche Person zu buchen.
  • Reservieren Sie einen Raum in Outlook im Web (z.B. im eigenen Kalender), wird diese Reservation auch nach dem Outlook Desktop Client synchronisiert (im entsprechenden Kalender) und umgekehrt.
  • Sollten neu erstellte Kalendereinträge nicht sofort sichtbar sein,
  1. aktualisieren Sie bitte die Ansicht oder ...
  2. überprüfen Sie, ob der Ansichts-Scrollbalken (Bildlaufleiste) am richtigen Ort positioniert ist oder ...
  3. warten Sie zusätzlich ein paar Sekunden. Manchmal dauert die Synchronisation etwas länger.
  • Der Raum wird nur dann verbindlich für Sie verbucht, wenn Sie nach Absenden des Termins eine Bestätigungsemail über die Raumbuchung erhalten.

19.) E-Mail (MIME-) Kopfzeilen ablesen


F: Wo kann ich die (MIME-) Kopfzeilen einer E-Mail ablesen?


A: Outlook im Web:

  • Öffnen oder schauen Sie bitte die E-Mail in der Vorschau an.
  • Klicken Sie auf die drei Auslassungspunkte '...' (rechts oben)
  • Anzeigen > Nachrichtendetails anzeigen
     
  • Alternativ: E-Mail in der E-Mail Übersicht auswählen und direkt das Kontextmenü mit den Befehlen Anzeigen > Nachrichtendetails anzeigen aufrufen.
FAQ_Outlook_Webmail_MIME
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Abb.: (MIME-) Kopfzeilen ablesen in Outlook im Web
         
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)

Outlook:

  • Doppelklicken (öffnen) Sie bitte auf eine E-Mail.
  • Menübefehl Datei > Schaltfläche Eigenschaften
  • Abschnitt Internetkopfzeilen
FAQ_Outlook_MIME
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Abb.: Internetkopfzeilen ablesen in Outlook
         
(Zur Vergrösserung bitte auf Lupensymbol links klicken)

Hinweise:

  • MIME bedeutet Multipurpose Internet Mail Extensions. Es sind Erweiterungen des Internetstandards.
  • Kopfzeilen zeigen nachrichtenspezifische Felder an: Zum Beispiel Absender, Empfänger, Betreff, Empfangszeit, Client, Mailserver oder Spamscore (X-SpamScore). Letzterer ist wichtig im Zusammenhang mit Spam-E-Mails. Je nach Höhe dieses Wertes und Ihren persönlichen Spameinstellungen im Spammanager (Feld Notwendige Punkte für SPAM-Markierung auf t.uzh.ch/profile, Punkt 'SPAM') wird eine E-mail als Spam oder Nicht-Spam taxiert.