WEB Assistant zur individuellen Bedienung Ihrer VoiceMailBox über das Internet

Der Web Assistant dient zur komfortablen Nutzung des Nachrichten-Postfaches und zur Konfiguration der persönlichen Einstellungen. Der Web Assistant ist vom UZH-Netzwerk sowie über VPN erreichbar.

Siehe auch Bedienungsanleitungen

Tipps und nützliche Funktionen in Kürze: 

Anmelden an Web Assistant :

Bitte beachten Sie: für den Web Assistant kann der Safari Webbrowser nicht verwendet werden!

Benutzername: Ihre eigene interne Telefonnummer z.B.: 54321

Für das Passwort wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Telecomdelegierten.

Die Seiten werden auf de angezeigt. Unter Persönliche Einstellungen / Benutzerdaten / Sprachauswahl kann für das Telefon-Interface und die Web-Oberfläche auf en, fr, it umgeschaltet werden.

Automatische Abmeldung:
Wenn Sie länger als 10 Minuten nicht mit dem WebAssistant arbeiten, werden Sie aus Sicherheitsgründen vom System automatisch abgemeldet.

Startseite einstellen

Beim ersten Start des WebAssistant wird standardmäßig die Seite "Persönliche Einstellungen" als Startseite aufgerufen. Sie können auch die Posteingangsseite als Startseite festlegen: Persönliche Einstellungen / Benutzerdaten / Startseite nach Anmeldung "Posteingang" auswählen.

On-Line Hilfe

Der WebAssistant besitzt eine Online-Hilfe, auf die Sie jederzeit zugreifen können, sobald Sie die Anwendung gestartet haben. Die Online-Hilfe öffnen Sie immer durch Klicken auf den Link Hilfe im oberen Fensterbereich.

Was ist nicht implementiert

Aus betrieblichen Gründen können von dem Voicemail System nicht alle Funktionen angeboten werden. Folgende Funktionen können nicht genutzt werden:

  • Unified Messaging, E-mail senden und empfangen
  • Fax senden und empfangen
  • Telefonvertreter
  • Voicemail-Verteiler

Mehrstufige Voicemail "Ziffer nachwählen für ...."

Sie können dem Anrufer die Möglichkeit anbieten mit der Nachwahl einer Ziffer eine Weiterleitungen zu starten.

Einrichten :
>Persönliche Einstellungen >Menü für den Weiterleitungs-Modus

  • Zugiffsmenu für :"alternative Ansage" für alle eingehenden Anrufe auswählen
  • Tel. Taste und Aktion auswählen:  z.B. Taste 2  "Rufnummer wählen"
  • Rufnummer auf welche weitergeleitet werden soll eingeben
  • SPEICHERN

Um dem Anrufer die möglichen Optionen mitzuteilen, müssen Sie einen Text mit den Tastennummer, die der Anrufer betätigen muss, in die persönliche Ansage einbauen.
Beispiel:
--------
Für eine Verbindung mit dem Sekretariat drücken sie die Taste 2
Mit der Taste 3 können sie mich in dringenden Fällen auf  meinem Mobiltelefon erreichen 
--------

E-Mail Benachrichtigung

Sie können sich per Email über den Eingang einer neuen Voicemail-Nachricht benachrichtigen lassen

Einrichten:
> Persönliche Einstellungen >
 Benachrichtigung / Benachrichtigung erstellen /

  • Benachrichtigung erstellen
  • "E-Mail" auswählen und Ihre Email Adresse einsetzen
  • Zeitabhängigkeit einstellen
  • Speichern und zurück
  • Benachrichtigungen: "Aktiviert" auswählen und Speichern

Funktion:
ist eine neue Nachricht von einem Anrufer aufgesprochen worden, erhalten sie eine E-Mail mit folgendem Inhalt:
---------
Neue VOICE-Nachricht fuer XXXXX von YYYYY

Abruf    +41446341178
Web
      https://voicemail.uzh.ch
---------
Mit dem Link kommen Sie zu der Anmeldungsseite des Web Assistant. Wenn Sie die Startseite auf "Posteingang" eingestellt haben, sehen Sie Ihre Nachrichten und können diese bearbeiten.
Sie können die Nachrichten natürlich auch wie gewohnt über Ihren Telefonapparat anhören und bearbeiten.

SMS Benachrichtigung

Die SMS Benachrichtigung funktioniert wie die E-Mail Benachrichtigung und ist auch wie diese einzurichten.

Unterschied: im Feld "Rufnummer/Adresse" ist die Mobiltelefonnummer "07XYYYYYYY" gefolgt vom Domain Name "@mail2sms.swisscom.com" einzutragen:

Syntax:    07XYYYYYYYYY@mail2sms.swisscom.com
Beispiel:  0791234567@mail2sms.swisscom.com

 

Nachrichten weiterleiten im Mail Client des Web Assistant

Empfangene Sprach-Nachrichten können Sie weiterleiten. 

  • Klicken Sie auf das Symbol Weiterleiten in der Spalte Aktion. Die ausgewählte Nachricht wird auf der Seite Nachricht weiterleiten angezeigt.
  • Wenn Sie die Sprachnachricht als Anhang per Email weiterleiten wollen geben Sie im Feld "An"  die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und klicken Sie auf  [senden].
  • Wenn Sie die Sprachnachricht auf ein Telefon weiterleiten wollen geben Sie im Feld "An"  die Telefonummer des Empfängers ein.
    Ändern Sie die Auswahl im Feld "Rufnummerntyp" auf : Sprachnachricht und klicken Sie auf  [senden].

Nachrichten an einen Stellvertreter weiterleiten

Wenn Sie längere Zeit abwesend sind (Urlaub, Dienstreise, Krankheit, ...) können Sie einen Vertreter einrichten, der die Voicemail-Nachrichten erhält.

Nachrichten, die an Ihren Vertreter zugestellt wurden, erscheinen nicht mehr in Ihrer Mailbox.

Einrichten:
> Persönliche Einstellungen  > Benutzerdaten

  • Im Feld "Vertreter" Interne Telefonnummer des Vertreters eingeben
  • SPEICHERN

Der Vertreter wird wieder deaktiviert, wenn die Telefonnummer aus dem Feld Vertreter gelöscht wird.

Ansagetexte verwalten und aufnehmen

Unter  > Persönliche Einstellungen >Aufnahmen können Sie Ihre Ansagetexte verwalten und neue Aufnehmen.
Diese Ansagen können Sie dann im Zeitprofil verschiedenen Zeitabschnitten zuteilen.

Ansagen einem Zeitabschnitt zuteilen

Unter  > Persönliche Einstellungen > Zeitprofil können Sie Ihre Ansagen verschiedenen Anrufarten und Zeitabschnitten zuteilen.

Verwenden Sie im Normalfall die alternative Ansage. Diese wird unabhängig vom Anruftyp (intern, extern, besetzt) abgespielt. Eventuell eingestellte Ansagen für interne Anrufe, externe Anrufe oder Anrufe bei besetzt werden durch diese Einstellung außer Kraft gesetzt. 

Keine Sprachnachrichten empfangen

Bei einem Anruf möchten Sie nur eine Ansage abspielen ohne dass der Anrufer eine Nachricht hinterlassen kann:

-Einrichten:
> Persönliche Einstellungen  > Aufnahmen

  • Feld "Keine Nachrichtenaufnahme erlaubt"anklicken
  • Feld "Einstellungen für Montag auf die ganze Woche anwenden" anklicken
  • SPEICHERN