Projekte SAPplus 2019

Redesign Modulbuchung

Die Online-Modulbuchung ist auf Basis der nicht mehr zeitgemässen BSP-Technologie aufgebaut und muss aus diesem Grund abgelöst werden. Zudem kommt es wegen des heutigen organisatorischen Prinzips des "first come - first served" beim Start der Modulbuchung immer wieder zu Systemüberlast und Unzufriedenheit bei den Studierenden. Das Neue elektronische Vorlesungsverzeichnis (NEVV) bietet neu eine speicherbare Merkliste. Viele Studierende haben das Bedürfnis geäussert, die Merkliste in die Modulbuchung übernehmen zu können. Beim momentan verwendeten Modell "first come - first served" könnte das dazu führen, dass kapazitätsbeschränkte Module durch die automatische Übernahme der Auswahl noch schneller ausgebucht sind und die Hamsterbuchungen weiter zunehmen. Aber auch wegen der Komplexität des Regelwerks der Modulbuchung ist vor einem technischen Redesign eine organisatorische Überprüfung und Neugestaltung des Modulbuchungsmodells erforderlich, weil auch mit einer neuen Technologie die alten Mängel nicht ohne organisatorische Anpassungen behoben werden können. Nebst der Erneuerung der überholten BSP-Technologie sowie der Neugestaltung des Modulbuchungsmodells sind auch die nicht mehr zeitgemässe Usability und die fehlende Zweisprachigkeit weitere Gründe, diesen Service von Grund auf zu erneuern.

CM-Portal für Mitarbeitende

2019 erhalten die Mitarbeitenden der Universität Zürich einen personalisierten Zugriff auf das neue CM-Portal. Das CM-Portal wird künftig den zentralen Einstiegspunkt bilden, welcher Dozierenden und Mitarbeitenden einen schnellen Zugang zu den SAP-SLCM-basierten Web-Anwendungen im Bereich Lehre und Studium ermöglicht.

Der Zugriff auf die einzelnen Web-Anwendungen wird über Berechtigungen gesteuert. Das Projekt unterstützt alle Zielgruppen bei der initialen Einrichtung der benötigten Zugriffsrechte.

Zusammen mit dem CM-Portal wird eine optimierte Version der Web-Anwendung „Teilnehmendenliste“ aufgeschaltet, da die heutige Version nicht mehr den geltenden Standards entspricht, sowie ein Self-Service-Feature, damit die Nutzerinnen und Nutzer ihr Passwort selbständig zurücksetzen können.

Elektronischer Rechnungseingang (E-Invoicing)

2017 wurde bereits der Empfang von internen E-Rechnungen getestet und die entsprechenden Prozesse wurden aufgesetzt. Dies sowie vertiefte Analysen der Kunden- und Lieferantenstruktur sowie deren Stand bezüglich Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen dienen als Voranalyse für dieses Projekt, das zum Ziel hat, den manuellen Aufwand zu reduzieren und strukturierte E-Rechnungen von Lieferanten zu empfangen. Im Rahmen des Projektes wird  abgeklärt, welche Formate und Übertragungswege unterstützt werden. Dabei sollen neben technischen auch ökonomische Kriterien im Vordergrund stehen.

MIRA (Management Information, Reporting und Analyse) Release 2: Studium & Lehre

2017 und 2018 wurde die MIRA-Plattform (Management Information, Reporting und Analyse) aufgebaut und die zentralen Benutzerinnen und Benutzer darauf geschult. Der Nutzen von MIRA soll nun in diesem Projekt erweitert werden. Neben Finanz- und Personaldaten werden nun auch Studierendendaten direkt und einfach verfügbar gemacht. Dazu werden die bestehenden Datenladeprozesse vereinfacht und automatisiert. Die Daten sollen sodann im neuen Umfeld den verschiedenen Benutzergruppen direkt verfügbar gemacht werden. Damit können mehrere aktuelle Probleme behoben und die Nutzung der Daten massiv vereinfacht und beschleunigt werden.

Budgetierung von Drittmittelprojekten

Inhabende von Drittmitteln sollen bei der Planung und Budgetierung dieser Mittel systemseitig unterstützt werden. Neben der Eingabe von Planzahlen soll es auch ermöglicht werden, diese Daten auszuwerten. In einem ersten Schritt wird zusammen mit einem Pilot-Institut ein Prototyp für die Plandaten-Eingabe entwickelt. In einem zweiten Schritt wird ein Reporting entwickelt, das die Plan-/Ist-Situation darstellt.

QR-Codes auf Rechnungen

Mit der Einführung des ISO-Standards 20022 zur Harmonisierung des Zahlungsverkehrs wird auch die Einführung des QR-Codes auf Rechnungen notwendig. D.h. für die Universität Zürich, dass zukünftig alle von ihr ausgestellten Rechnungen mit einem QR-Code versehen sein müssen.

Einheitliche Verantwortungsstruktur (finanziell und organisatorisch) inkl.Visualisierung

Die verschiedenen Strukturen der UZH (namentlich die Organisationsmanagement-Struktur und die Finanz-Struktur aus SAP, die OrgDB-Hierarchie sowie die AKABER-Struktur) sollen harmonisiert werden und in eine einheitliche Struktur einfliessen. Diese Struktur soll zukünftig im Organisationsmanagement von SAP gepflegt und verwaltet werden.

Zur Unterstützung der Vereinheitlichung der Strukturen sollen diese zudem auch mit Hilfe eines Standardtools visualisiert werden können. Als Pilot sollen dafür die ZDU-Einheiten abgebildet werden.

Einführung UZH-Unique-ID in allen SAP-Systemen und Umstellung Login auf AAI für alle SAP-Webanwendungen

Ein SAP-Benutzer entspricht einem zwölfstelligen Feld im Sinne eines Benutzernamens. Dieses Feld hat mehrere Hundert Verwendungen in Tabellen für Personalisierung, Workflows, Berechtigungen etc. Seit der Einführung von SAP im Jahre 1996 gab es Wechsel bei der Vergabe-Logik der Benutzernamen, z.B. mit der Einführung des UZH-Shortname. Auch erfolgt die Anmeldung je nach genutzter Anwendung mit einem anderen Benutzer (z.B. AAI-Login für die Studierenden, Webpass im UZH-Webportal Geschäftsapplikationen oder SAP-Benutzer im SAP GUI). Im SAP-Umfeld werden künftig immer mehr Web-Lösungen angeboten. Damit diese an der UZH einfach und einheitlich genutzt werden können, ist eine Bereinigung der SAP-Benutzerkonten/-namen notwendig. Aufgrund der sehr vielen Verwendungen der Benutzernamen ist eine Bereinigung sehr aufwändig und wurde bislang aus Kapazitätsgründen nie gemacht. Einerseits sollen nun in diesem Projekt alle heutigen SAP-Benutzerkonten/-namen in allen SAP-Systemen zu einer UZH-Unique-ID zusammengeführt werden. Andererseits soll für alle SAP-Webapplikationen das Login mittels AAI ermöglicht werden.

Roadmap S4/HANA

Das bei der UZH im Einsatz stehende SAP-System ERP 6.0 geht dem Ende des Lebenszyklus entgegen. SAP hat die Einstellung des Supports per 2025 angekündigt. Für die UZH stellt sich die Frage, wann und wie eine Migration auf die neue SAP-Generation S/4 HANA erfolgen soll und welche Kosten und Aufwände damit verbunden sind.

Das Projekt soll diese Fragen klären und eine Migrationsroadmap inkl. Kosten- und Aufwandschätzung (Projekt und Betrieb) liefern.