Finanzen

Im Bereich Finanz- und Rechnungswesen werden die SAP-Standardlösungen für Finanzen (FI), Controlling (CO), Anlagenbewirtschaftung (AA) sowie das Projektsystem (PS) genutzt. Daneben stehen an der UZH verschiedene Eigenentwicklungen in SAP oder in SAP integrierte Speziallösungen zur Verfügung:

Kreditorenworkflow (KWF)

Mit dem Kreditorenworkflow (KWF) verfügt die Universität Zürich über einen elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess, der eine effiziente und qualitativ hochwertige Verarbeitung aller Lieferantenrechnungen ermöglicht.

Sämtliche Rechnungen werden zentral in der Kreditorenbuchhaltung eingescannt und anhand der Referenzangaben elektronisch zur materiellen und formellen Prüfung sowie zur finanziellen Freigabe weitergeleitet. Durch die klare Zuordnung der Verantwortung gelangen die Rechnungen sofort elektronisch zur richtigen Person. Die jeweiligen Bearbeiterinnen und Bearbeiter werden per E-Mail über neue zu bearbeitende Rechnungen informiert und erhalten den Link auf die Rechnung im UZH-Webportal Geschäftsapplikationen. So ermöglicht der Kreditorenworkflow die ortsunabhängige Bearbeitung der Rechnungen, z.B. von zu Hause oder auf einer Geschäftsreise. Nach allen erforderlichen Freigaben wird die Zahlung automatisch ausgelöst.

E-Invoicing

Seit dem 1. November 2018 wird den Lieferanten der UZH sukzessive die elektronische Übermittlung von strukturierten Rechnungsdaten, die sogenannte elektronische Rechnungsstellung, ermöglicht. 

Dadurch wird der vergleichsweise langsame und fehleranfällige Verarbeitungsprozess der Papierrechnungen durch ein effizientes elektronisches Verfahren ersetzt. Die Durchlaufzeit des gesamten Rechnungsbearbeitungsprozesses kann so deutlich verkürzt werden.

Management Information, Reporting und Analyse (MIRA)

Mit MIRA (Management Information, Reporting und Analyse) steht an der UZH eine Plattform zur Verfügung, welche einen vereinfachten Zugang zu Finanz- und Personalzahlen sowie entsprechende Auswertungsmöglichkeiten für die Finanzabteilung, Controllerinnen und Controller und die Stabsfunktionen der Prorektorate bietet.

Die bereitgestellten Daten sind standardisiert und soweit sinnvoll vergleichbar. Die berechneten Kennzahlen berücksichtigen bereits Spezifikas aus den einzelnen Bereichen und vereinfachen damit die Nutzung. Das Berichtswesen wird dadurch konsistenter und transparenter. Auch eine regelmässige, automatisierte Verteilung von Berichten ist mit MIRA möglich.

Neben Finanz- und Personaldaten sollen künftig auch Studierenden- und Logistikdaten direkt und einfach verfügbar gemacht werden.

Budgetierung mit Allevo

Der Planungsprozess des Finanzbudgets wird an der UZH durch Allevo unterstützt. Allevo ist ein Excel-basiertes Werkzeugset, das als Add-On voll in SAP integriert ist. Damit können dezentral planende Personen direkt via Excel-Frontend ihre Planwerte im SAP erfassen. Über das in Allevo integrierte Statusmanagement kann der gesamte Planungsprozess verfolgt und gesteuert werden.

Reporting

Den Personen mit finanzieller Verantwortung, die keinen direkten Zugriff auf SAP haben, stehen über das UZH-Webportal Geschäftsapplikationen standardisierte Reports zur Verfügung, über die sie die nötigen Informationen abrufen können.

Folgende Reports und Services sind verfügbar:

  • Der Budgetreport erlaubt einen Plan-Ist-Vergleich der für ein Jahr gesprochenen Mittel.
  • Im Projektreport können vor allem drittfinanzierte Vorhaben verfolgt werden. Dieser Report liefert auch Informationen zu den bis zum Projektende noch verfügbaren Mitteln.
  • Der Overviewreport erlaubt eine Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben des laufenden Jahres über einen gesamten Verantwortungsbereich.
  • Die Stellenreports ermöglichen einen Plan-Ist-Vergleich (Finanzierungsbereich 1000 universitäre Mittel) des Stellenbudgets resp. einen Ist-Report mit allen Finanzierungsarten.
  • Berichts-Abo: Mit diesem Service können Reports abonniert werden. Pro Report kann ein Abo bestellt, geändert oder deaktiviert werden.

Fakturierung und Zahlungsanweisungen

  • EFAK (einfache Fakturierung)
    Für Organisationseinheiten der UZH, die eine grosse Anzahl ähnlicher Rechnungen ausstellen, steht die sogenannte «EFAK» (Einfache Fakturierung) zur Verfügung. Dabei werden im SAP angelegte Debitoren und Ansprechpartner genutzt sowie individuelle Materialien mit fix hinterlegten Texten und/oder Preisen. Die Pflege der Debitoren- und Materialstämme erfolgt zentral durch die Abteilung Finanzen.
     
  • Faktura light
    Für Organisationseinheiten der UZH, die nur sporadisch Rechnungen ausstellen, steht die «Faktura light» zur Verfügung. Sie ermöglicht eine einfache Erstellung von Rechnungen im UZH-Webportal Geschäftsapplikationen. Die Faktura light ist vollständig in SAP integriert, d.h. die Benutzerführung stellt auch bei der Faktura light die korrekte Berechnung der Mehrwertsteuer und Kontierung sicher. Ebenso ist gewährleistet, dass das Layout der Rechnungen einheitlich und professionel ist und der Zahlungseingang und der Mahnprozess können systemunterstützt abgewickelt werden.
     
  • Zahlungsanweisungen
    Zur unkomplizierten und schnellen Abwicklung von Zahlungsaufträgen stellt die Zentrale Informatik im UZH-Webportal Geschäftsapplikationen eine Online-Lösung zur Verfügung, über welche alle nötigen Daten erfasst werden können. Dank der elektronischen formellen und finanziellen Freigabe im Rahmen des Kreditorenworkflow kann der gesamte Prozess von der Erfassung der Daten bis zur Zahlung elektronisch abgewickelt werden.