Finanzen

Im Bereich Finanz- und Rechnungswesen werden die SAP-Standardlösungen für Finanzen (FI), Controlling (CO), Anlagenbewirtschaftung (AA) sowie das Projektsystem (PS) genutzt. Daneben stehen verschiedene Eigenentwicklungen und in SAP integrierte Speziallösungen zur Verfügung:

Mit dem Kreditorenworkflow (KWF) verfügt die Universität Zürich über einen elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess, der eine effiziente und qualitativ hochwertige Verarbeitung von Lieferantenrechnungen ermöglicht.

Die Rechnungen werden zentral in der Kreditorenbuchhaltung eingescannt und anhand der Referenzangaben elektronisch zur materiellen und formellen Prüfung sowie zur finanziellen Freigabe weitergeleitet. Durch die klare Zuordnung der Verantwortung gelangen die Rechnungen direkt zur richtigen Person. Die Bearbeiter:innen werden per E-Mail über neue zu bearbeitende Rechnungen informiert und erhalten den Link auf die Rechnung im UZH-Webportal Geschäftsapplikationen. Damit ist die ortsunabhängige Kontierung und Freigabe der Rechnungen möglich, z.B. im Home Office oder auf einer Geschäftsreise. Nach den nötigen Freigaben wird die Zahlung automatisch ausgelöst.

Die UZH ermöglicht ihren Lieferanten sukzessive die elektronische Rechnungsstellung, um die oft langsame und fehleranfällige Verarbeitung von Papierrechnungen durch ein effizientes Verfahren zu ersetzen.

Die Durchlaufzeit des gesamten Rechnungsbearbeitungsprozesses wird so deutlich verkürzt.

MIRA (Management Information, Reporting und Analyse) bietet einen einfachen Zugang zu Finanz-, Personal- und Studierendenzahlen sowie entsprechende Auswertungsmöglichkeiten.

Die bereitgestellten Daten sind standardisiert und, so weit sinnvoll, vergleichbar. Die berechneten Kennzahlen berücksichtigen bereits Spezifika aus den einzelnen Bereichen und vereinfachen so die Nutzung. Das Berichtswesen wird dadurch konsistenter und transparenter. Mit MIRA ist auch eine regelmässige, automatisierte Verteilung von Berichten möglich.

Allevo unterstützt den Planungsprozess des Finanzbudgets an der UZH. Allevo ist ein Excel-basiertes Werkzeugset, das als Add-On in SAP integriert ist. Dezentral planende Personen können via Excel-Frontend ihre Planwerte im SAP erfassen. Über das in Allevo integrierte Statusmanagement ist der gesamte Planungsprozess einfach zu verfolgen und zu steuern.

Personen mit finanzieller Verantwortung ohne direkten Zugriff auf SAP stehen im UZH-Webportal Geschäftsapplikationen standardisierte Reports zur Verfügung, um benötigte Informationen anzurufen.

Folgende Reports und Services sind verfügbar:

• Der Budgetreport erlaubt einen Plan-Ist-Vergleich der für ein Jahr gesprochenen Mittel.
• Im Projektreport können vor allem drittfinanzierte Vorhaben verfolgt werden. Dieser Report liefert auch Informationen zu den bis zum Projektende noch verfügbaren Mitteln.
• Der Overviewreport erlaubt eine Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben des laufenden Jahres über einen gesamten Verantwortungsbereich.
• Die Stellenreports ermöglichen einen Plan-Ist-Vergleich (Finanzierungsbereich 1000 universitäre Mittel) des Stellenbudgets resp. einen Ist-Report mit allen Finanzierungsarten.
• Berichts-Abo: Mit diesem Service können Reports abonniert werden. Pro Report kann ein Abo bestellt, geändert oder deaktiviert werden.

EFAK (einfache Fakturierung)

Für Organisationseinheiten der UZH, die eine grosse Anzahl ähnlicher Rechnungen ausstellen, steht die sogenannte «EFAK» (Einfache Fakturierung) zur Verfügung. Diese nutzt in SAP angelegte Debitoren und Ansprechpartner sowie individuelle Materialien mit fix hinterlegten Texten und/oder Preisen. Die Pflege der Debitoren- und Materialstämme erfolgt zentral durch die Abteilung Finanzen.

Faktura light

Für Organisationseinheiten der UZH, die nur sporadisch Rechnungen ausstellen, steht die «Faktura light» zur Verfügung. Sie ermöglicht eine einfache Erstellung von Rechnungen im UZH-Webportal Geschäftsapplikationen. Die Faktura light ist vollständig in SAP integriert, d.h. die Benutzerführung stellt z.B. die korrekte Berechnung der Mehrwertsteuer und Kontierung sicher. Das Layout der Rechnungen ist einheitlich und professionell und der Zahlungseingang und der Mahnprozess werden systemunterstützt abgewickelt.

Zahlungsanweisungen

Zur unkomplizierten und schnellen Abwicklung von Zahlungsaufträgen gibt es im UZH-Webportal Geschäftsapplikationen eine Online-Lösung, über welche alle nötigen Daten erfasst werden können. Dank der elektronischen formellen und finanziellen Freigabe im Rahmen des Kreditorenworkflow wird der gesamte Prozess von der Erfassung der Daten bis zur Zahlung elektronisch abgewickelt.

Mit Yokoy steht an der UZH eine moderne digitale Lösung für die Abwicklung von Spesen- und Kreditkartenabrechnungen zur Verfügung. Yokoy ermöglicht einfach und intuitiv einen papierlosen  End-to-End-Prozess von der Erfassung einer Auslage über die Genehmigung bis hin zur Buchung in SAP.