Lehre und Studium

Die Geschäftsprozesse in Lehre und Studium werden weitgehend von SAPplus-Applikationen unterstützt. Das Angebot an SAP-basierten Online-Services für die Studierenden und die Dozierenden und Mitarbeitenden wird laufend ausgebaut und mit mobilfähigen Technologien erweitert, so z.B. das Vorlesungsverzeichnis oder die Bewerbung auf Immatrikulation, welche auf der neuen Technologie SAP UI5 basieren.

Studierendenadministration

Als Studierendenadministration wird die Administration der auf die Studierenden bezogenen Daten und die Abwicklung der dafür notwendigen Schritte von der Bewerbung bis zur Exmatrikulation verstanden. Neben der Bewerbung und der Exmatrikulation gehören dazu unter anderem auch:

  • Immatrikulation
  • Semestereinschreibung
  • Fakturierung der Studiengebühren
  • Offizielle Bescheinigungen
  • Beurlaubungen
  • Mobilität Out und Mobilität In

Diese Prozesse im Wechselspiel zwischen den Studierenden, der Abteilung Studierende und den Fakultäten werden SAP-unterstützt abgewickelt, wo möglich mit entsprechenden Online-Services wie z.B. für die Bewerbung um Immatrikulation, Studienprogramm- oder Studiengangswechsel, Urlaubsgesuche oder die Änderung von Kontaktdaten.

Bewerbung

Die Studieninteressierten erfassen ihre Bewerbung im entsprechenden Online-Service, welcher mit der neuen SAP-Technologie UI5 realisiert wurde. Anschliessend folgt eine automatische Übermittlung ins SAP Student Lifecycle Management (SLCM), wo die Anträge von der Abteilung Studierende kontrolliert und abgearbeitet werden. Dazu gehören beispielsweise das Anlegen der Bewerberin oder des Bewerbers, die Korrespondenz bei fehlenden Unterlagen, die Fakturierung der Anmeldegebühr, die Genehmigung der Zulassung oder das Ausstellen des Zulassungsbescheides.

Erfolgt aufgrund der vorliegenden Akten eine Zulassung, erhalten die künftigen Studierenden eine Rechnung über die Studiengebühren und sind mit deren Bezahlung rechtsgültig immatrikuliert. Sie erhalten den Studierendenausweis, die Studienbestätigungen und ihre Zugangsdaten für Internet und Netzwerk der UZH.

Semestereinschreibung

Bereits an der UZH eingeschriebene Studierende werden für jedes Semester automatisch wieder eingeschrieben, damit sie weiterhin Leistungen der UZH beanspruchen können. Über eine App im Studierendenportal können die Studierenden davon abweichende Anträge stellen wie beispielsweise:

  • Studiengangswechsel mit Stufenanstieg
  • Studiengangs- oder Studienprogrammwechsel
  • Gesuch um Urlaub oder Praktikum
  • Exmatrikulation

Verrechnung von Studiengebühren

Nach der Semestereinschreibung erhalten die Studierenden die Rechnung über die Semestergebühren. Nach dem Eingang der Zahlung haben sie Zugang zur Online-Modulbuchung und sie erhalten den gültigen Studierendenausweis sowie die Semesterbescheinigungen.

Im Falle von irrtümlicherweise zu viel bezahlten Studiengebühren steht ein Online-Service zur Verfügung, über welchen der gesamte Rückzahlungsprozess inkl. Korrespondenz und Zahlungsverkehr systemunterstützt abgewickelt werden kann.

Studienverlauf

Für die Studierenden aller Bachelor- und Masterstudiengänge wird der gesamte Studienverlauf über SAP Student Lifecycle Management (SLCM) abgewickelt. Dieser umfasst u.a. Themen wie Leistungsanerkennung, Modulbuchung, Leistungsübersicht, Sperren, Studiengangswechsel oder den Studienabschluss inkl. Diplome und Urkunden. Auch dazu stehen den Studierenden verschiedene Online-Services zur Verfügung, über welche sie beispielsweise ihre Leistungsübersicht einsehen können, Module buchen oder den Studienabschluss beantragen können.

Studierendenportal

Das Studierendenportal vereinigt alle relevanten Informationen zum Studium an einem Ort. Die Web-App mit den typischen Kacheln bietet den Studierenden zum Beispiel ihre Einschreibungen, ihren persönlichen Stundenplan, eine Übersicht ihrer bislang erzielten ECTS-Credits, den elektronischen Leistungsausweis, eine Übersicht ihrer Anträge oder die Links zum Vorlesungsverzeichnis und zu OLAT.

Modulbuchung

Ab HS22 bietet die UZH ihren Studierenden eine Modulbuchungslösung, mit welcher die Module ohne Zeitdruck und auf effiziente und intuitive Art und Weise gebucht werden können.

Vorbereitend zur Modulbuchung müssen die Studierenden sicherstellen, dass sie die Studiengebühren bezahlt haben. Sie planen, welche Veranstaltungen sie im nächsten Semester belegen wollen und erstellen eine Merkliste im Vorlesungsverzeichnis.

Über eine App im Studierendenportal können, während den entsprechenden Fristen, die Module aus der Merkliste gebucht oder angefragt werden. Die Buchungsmodule (nicht platzbeschränkte Modul), können direkt gebucht und storniert werden. Für Anfrage- und Bewerbungsmodule (platzbeschränkte Module), stellen die Studierenden während den vorgegebenen Fristen Anfragen resp. Bewerbungen. Die Platzvergabe für Anfragemodule erfolgt nach Ablauf der Anfragefrist aufgrund von im Vorlesungsverzeichnis publizierten Platzvergabekriterien. Wer in einem Anfragemodul keinen Platz erhält, wird in eine Warteliste aufgenommen. Bei Bewerbungsmodulen wird die Platzvergabe manuell durch die Fakultäten vorgenommen.

Die Studierenden werden per E-Mail über die Zuteilung ihrer Anfrage- und Bewerbungsmodule informiert. Ausserdem bietet ihnen eine App im Studierendenportal eine Übersicht über alle ihre Buchungs-, Anfrage- und Bewerbungs-Module mit dem jeweiligen Status. Über diese App können während den jeweiligen Fristen beispielsweise auch Anfragen und Bewerbungen zurückgezogen werden, bei Anfragemodulen kann die Priorität angepasst werden oder Bewerbungsmodule können mit Bemerkungen und Dokumenten ergänzt werden.

Den Mitarbeitenden stehen für die Modulbuchung verschiedene Apps im CM-Portal zur Verfügung, in welchen sie z.B. die Anfragemodule und das Platzvergabeverfahren konfigurieren können oder eine Übersicht über die aktuellen Anfragen und Bewerbungen erhalten.

Leistungsübersicht / Leistungsausweis

Die Leistungsübersicht ist für alle Studierenden der Universität Zürich zugänglich, die in einem Bachelor- oder Master-Studiengang eingeschrieben sind oder mindestens ein Studienprogramm mit ECTS-Kreditpunkten belegen. Die Leistungsübersicht zeigt den Studierenden jederzeit alle an der Universität Zürich gebuchten, stornierten oder absolvierten Module und andere, auch extern erbrachte, angerechnete Leistungen.

Der semesterweise erstellte Leistungsausweis wird den Studierenden elektronisch im Studierendenportal zur Verfügung gestellt. Bei Bedarf können dort auch auf Sicherheitspapier gedruckte und allenfalls beglaubigte Exemplare bestellt werden.

Fehlversuchscontrolling und Sperren

Zweimal jährlich wird nach der Noteneingabe ins SAP SLCM durch die Fakultäten ermittelt, welche Studierenden in welchen Studienprogrammen einen Fehlversuch erzielt haben. Diese Fehlversuche werden in der elektronischen Studierendenakte vermerkt und es wird ermittelt, in welchen Fällen Studierende aufgrund von zu vielen Fehlversuchen sogar von einem Studienprogramm oder Studiengang ausgeschlossen werden.

Die SAP-Lösung für das Fehlversuchscontrolling umfasst alle mit Kreditpunkten für das ECTS ausgestatteten Studiengänge und Studienprogramme auf Bachelor- und Masterstufe. Für diese Studiengänge und -programme unterstützt sie den Prozess vollständig von der Ermittlung der Fehlversuche von Studierenden bis hin zum Setzen der Sperren und der entsprechenden Korrespondenz an die Studierenden.

Für die Ermittlung der Sperren werden die in den jeweiligen Rahmenverordnungen erwähnten Kriterien geprüft und als Sperrvorschlag in SAP SLCM angezeigt. Die Dekanate verifizieren diese und schliessen den Prozess mit dem Setzen der Sperren ab. In denjenigen Fällen, in denen jemand eine Sperre auf ein Studienprogramm oder Studiengang erhält, auf die eine Einschreibung besteht, erfolgt eine endgültige Abweisung daraus.

Studienabschluss

Die Studierenden der UZH lösen ihren Studienabschluss mit wenigen Ausnahmen selbst aus. Hierzu füllen sie ein Formular aus, welches sie sich in den Online-Services herunterladen können, und senden dieses ans Dekanat. Durch diesen Formular-Download wird im SAP ein Workflow gestartet, welcher den Graduierungsablauf steuert.

Die Dekanatsmitarbeitenden prüfen dann mittels SAP SLCM, ob die Studierenden die formalen Anforderungen erfüllen und ob keine Sperrvermerke, beispielsweise wegen offenen Gebührenrechnungen, vorliegen. Sollten die Bedingungen für den Abschluss nicht erfüllt sein, erhalten die betroffenen Studierenden ein entsprechendes Schreiben und können ihren Abschluss zu einem späteren Zeitpunkt nochmals beantragen.

Wenn die Studierenden alle Voraussetzungen erfüllen, stellt das Dekanat die erzielten Leistungen den fachlichen Anforderungen für den Abschluss gegenüber. Fällt diese Anrechnungsprüfung positiv aus, wird der Studienabschluss gewährt und die Abschlussdokumente werden erstellt. Sind die Anforderungen noch nicht erfüllt, resultiert dies wiederum in einem entsprechenden Schreiben und der Möglichkeit, den Studienabschluss nach Erbringen der fehlenden Leistungen erneut zu beantragen.

Alle diese Schritte werden durch den Workflow im SAP SLCM unterstützt. Dieser führt die beteiligten Mitarbeitenden Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess vom Antrag der Studierenden bis zur Ausstellung der Abschlussdokumente. Dies setzt komplexe systemtechnische Abbildungen und Verknüpfungen von Anforderungen, Reglementen, Studiengängen und Studienprogrammen, erzielten Leistungen etc. voraus, die in der Graduierung alle zusammenspielen. Als Grundlage sind beispielsweise die vollständige Abbildung des Lehrangebotes in SAP SLCM zu nennen oder die Anforderungskataloge, welche die für den Abschluss erforderlichen Kriterien beinhalten und pro Studienprogramm erfasst werden. Auch die Informationen zu den Studierenden und ihren besuchten Modulen haben an dieser Stelle eine zentrale Bedeutung. Für die Anrechnungsprüfung selbst sind dann nebst den an der UZH erzielten Leistungen unter Umständen auch Leistungen zu berücksichtigen, die an anderen Universitäten erzielt wurden; oder es müssen allfällig erteilte Auflagen und Bedingungen aus der Masterzulassung einbezogen werden.

Lehrangebots- und Semesterplanung

Für sämtliche Studiengänge, welche die UZH anbietet, sind die semesterunabhängigen Elemente wie angebotene Studienprogramme bis auf Stufe der Module im sogenannten Studiengangskatalog im SAP Student Lifecycle Management (SLCM) abgebildet. In der wiederkehrenden Semesterplanung werden dazu die jeweils angebotenen Veranstaltungen angelegt. Im Gegensatz zu den Modulen wird diesen ein Durchführungszeitpunkt, eine Dozentin oder ein Dozent und ein Raum zugewiesen.

Die Abbildung des Lehrangebots der UZH findet vielerorts Verwendung, beispielsweise

  • für das Ausstellen von Bescheinigungen für die Studierenden
  • für die Anzeige in der Online-Modulbuchung
  • zur Publikation im Vorlesungsverzeichnis der UZH oder in den verschiedenen Studiengangs-Datenbanken wie beispielsweise www.swissuniversities.ch.

Vorlesungsverzeichnis

Seit 2016 verfügt die UZH über ein modernes Vorlesungsverzeichnis, welches auch auf Smartphones oder Tablets eine übersichtliche Nutzung erlaubt. Es bietet verschiedene Such- und Filtermöglichkeiten, so dass gezielt nach Veranstaltungen gesucht werden kann. Ausserdem bietet es eine Kalendersicht, in welcher zeitliche Überschneidungen sichtbar werden und die auch als Stundenplan ausgedruckt werden kann. Auch eine speicherbare Merkliste steht den Studierenden zur Verfügung.

In unserer Knowhow-Datenbank finden Sie historische Informationen zu den Veranstaltungen bis ins Jahr 1833.

CM-Portal

Mit dem CM-Portal haben die Mitarbeitenden der UZH, die im Bereich Lehre und Studium arbeiten, einen zentralen Einstiegspunkt, der einen schnellen Zugang zu den wichtigsten Applikationen für ihr Tagesgeschäft ermöglicht. Dazu gehören beispielsweise der Stundenplan, die Teilnehmendenliste oder die Übersicht gehaltener Veranstaltungen für Dozierende, das Antrags-Cockpit, die Sperrverwaltung oder das Vorlesungsverzeichnis, aber auch Evaluationen, OLAT und der Service Desk etc.

Das CM-Portal entspricht den neusten technischen Anforderungen und Standards punkto Mobile Device Access und Browser-Kompatibilitäten sowie Datenschutz und verfügt über eine hervorragende User-Experience. Das CM-Portal ist leicht erweiterbar und bildet somit eine zukunftssichere technische Basis für zukünftige (Web-)Projekte an der UZH.